Como gerenciar um agendamento (para seus visitantes)
Cada agendamento vem com um link pessoal. Nele, o visitante vê o seu agendamento e — enquanto ele ainda não aconteceu — pode fazer check-in, remarcar ou cancelar sem ligar para você. É o link no fim da tela de confirmação dele e no e-mail de confirmação.
O agendamento dele
A página mostra o nome e o logotipo do seu negócio, a unidade e a fila, o horário marcado e em qual relógio esse horário está ("Todos os horários são GMT+8 — o horário local do negócio").
Ela também mostra uma referência curta de 6 caracteres, impressa em dois grupos de três, para que possa ser lida em voz alta no balcão ou por telefone.
O texto segue o estado do agendamento
| Estado | O que a página diz |
|---|---|
| Ao vivo | Marcado para segunda-feira, 22 de setembro, 09:00 |
| Cancelado, ausência ou concluído | Estava marcado para … |
Esse tempo passado é de propósito — quem cancelou e olha o link na véspera não pode ler um agendamento no presente e se preparar para sair.
Abaixo do agendamento, Adicionar ao meu calendário o coloca no calendário do próprio visitante — como arquivo para Apple ou Outlook, ou no Google Agenda. Veja Adicionar ao meu calendário. Quando um agendamento é movido ou cancelado, o e-mail que o visitante recebe leva um arquivo de calendário atualizado.
Fazer check-in
No dia, um grande Fazer check-in agora transforma o agendamento em uma senha ao vivo e leva o visitante direto ao seu link de acompanhamentoO link sempre gratuito que um visitante recebe ao entrar. Ele abre a página de acompanhamento., exatamente como se ele tivesse chegado e entrado na fila.
O check-in abre (Configurações da fila)
| Configuração | O que acontece |
|---|---|
| Uma fila sem check-in por conta própria | Sem o botão Fazer check-in agora. A página diz: “Faça o check-in no balcão — este lugar não oferece check-in por conta própria.” |
| Antes do dia | Fazer check-in agora não é um botão morto — a página diz: "O check-in abre no dia do seu agendamento." |
| De fábrica | O check-in abre no início do dia do agendamento (em um estabelecimento que funciona de madrugada, no seu dia de funcionamento) — o mesmo que “Em branco” em Como os agendamentos são chamados. Ele não fica aberto o dia inteiro: a tolerância de ausência da fila (10 minutos por padrão) corre a partir do horário reservado, e, passado esse tempo, uma verificação em segundo plano marca o agendamento como ausência, então Fazer check-in agora desaparece. Quem estiver atrasado tem até lá — veja Ausências e tolerância. |
| Respeitar chegadas atrasadas ativado | Um agendamento atrasado fica em espera (até cerca de 12 horas) e ainda pode fazer check-in sozinho depois do horário reservado. Ative por fila em Configurações da fila → Ordem de atendimento. |
| Check-in abre com 60 minutos de antecedência | Um agendamento às 9h abre para check-in a partir das 8h. Antes das 8h, naquela mesma manhã, a página diz "O check-in abre às 8:00" — e não a linha genérica de "dia do seu agendamento", já que ele já é nesse dia. |
| O que a configuração não pode fazer | Ela só estreita a janela dentro do dia; nunca permite fazer check-in no dia anterior. |
Remarcar
Remarcar abre o mesmo seletor de dia e a mesma grade de horários da página de agendamento — de hoje em diante, seu horizonte, seu horário de funcionamento, a duração do seu horário — e o visitante confirma com Mover agendamento. Um horário que sobreporia a duração completa de outro agendamento da mesma cadeira ou pessoa não é oferecido.
- Um dia sem nada livre indica o próximo dia que tem horários e oferece um atalho de um toque para ele.
- Uma fila que passou a atender só quem chega sem agendamento não remarca mais agendamentos: o visitante vê “Este lugar não aceita agendamentos — entre na fila.” Ele ainda pode cancelar.
- Outra pessoa pegou o horário primeiro? A página diz que o horário pode ter acabado de ser ocupado e recarrega a grade — o horário morto desaparece, em vez de ficar ali parecendo livre.
O limite de remarcações
| Quem | Limite |
|---|---|
| Um visitante, pelo próprio link | Quantas vezes um visitante pode remarcar o seu agendamento — 5 por padrão, de 1 a 20 (Configurações da fila → Agendamentos) |
| A sua equipe, na recepção | Nunca limitado |
| Por que existe um limite | Cada remarcação envia uma mensagem ao visitante e à sua equipe, então um link sem limite deixa uma pessoa (ou um robô) inundar a sua própria caixa de entrada e o celular do seu visitante de mensagens |
| Passado o limite | A página diz que o agendamento foi remarcado vezes demais e que é para falar com o negócio — escolher outro horário não ajuda, e a página diz isso em vez de deixar a pessoa rodando em círculos |
Cancelar
- Aperte Cancelar agendamento. Ela pede confirmação primeiro: "Cancelar este agendamento? Isto não pode ser desfeito."
- Escolha Manter ou Sim, cancelar. Nada acontece com um toque sem querer.
Depois, a página confirma "Seu agendamento foi cancelado." e, somente se a sua fila ainda estiver aceitando agendamentos, oferece Marcar outro horário, levando direto de volta à página de agendamento.
Se os agendamentos estiverem pausados, o botão some e é substituído por uma nota curta dizendo isso — um beco sem saída explicado é melhor do que um botão que leva a uma parede.
Quando já passou
Um agendamento que não pode mais ser alterado diz de que tipo é, porque o próximo passo certo muda.
| Tipo | O que a página diz |
|---|---|
| Ausência | "Você foi marcado como não compareceu" com "Se você estiver no local, fale com a recepção — eles podem colocar você de volta na lista." |
| Cancelado | Uma linha simples dizendo isso, mais Marcar outro horário quando a fila ainda estiver aceitando agendamentos. |
| Já fez check-in | “Você já fez o check-in para este agendamento.” — você está na fila agora, com um botão Ver a sua posição na fila que abre o link de acompanhamento onde fica a posição ao vivo. Quando a visita termina, o mesmo botão diz Como foi a sua visita? e abre a avaliação. |
| Terminado de outra forma | "Este agendamento não pode mais ser alterado." |
Link perdido, link antigo, página quebrada
O link não expira. Abri-lo uma semana depois mostra o estado atual do agendamento — esse é todo o projeto.
Então, quando um visitante diz "meu link expirou", quase certamente ele abriu outro link, ou o agendamento foi cancelado ou removido desde então.
| Situação | O que a página diz |
|---|---|
| Não reconhecido de jeito nenhum | "Agendamento não encontrado" com "Este link pode estar antigo, ou o agendamento já foi cancelado." Cada link de agendamento é impossível de adivinhar e pertence a exatamente um agendamento — ninguém consegue chegar ao de outra pessoa trocando um caractere. |
| Uma falha temporária | Uma tela separada com um botão Tentar de novo. Ela de propósito não diz que o agendamento não existe, porque ele pode muito bem existir. |
| Sem conexão | A página diz que os detalhes podem estar desatualizados, e um toque em fazer check-in, remarcar ou cancelar fica guardado até o sinal voltar, em vez de ser perdido. |
| Toques demais em um minuto movimentado | Em um wi-fi compartilhado do negócio, o nosso limite de tráfego pode recusar um pedido; a página manda esperar um minuto em vez de mandar a pessoa para o seu balcão já ocupado, porque nada falhou que o seu balcão pudesse consertar. |
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