A página de E-mail responde a quatro perguntas na ordem em que você as faria — de onde vêm os meus e-mails, quais deles saem, exatamente o que eles dizem, e eles chegaram?
O e-mail nunca é a única forma de um visitante saber onde está. O link de acompanhamento e a tela da sala de espera funcionam sempre, independentemente do que estas opções dizem — então nada aqui pode deixar alguém perdido.
Por que manter o e-mail ligado
O e-mail chega a alguém que nunca mandou mensagem para você, por isso é o lembrete útil para um visitante de primeira vez ou para quem foi embora — e custa uma fração de centavo para enviar. As palavras são suas, sem nada para aprovar.
É um melhor esforço, não uma garantia de chegada. Ninguém pode prometer que a mensagem caia na caixa de entrada, e não na pasta de spam — e é exatamente por isso que o lugar de um visitante na fila nunca depende disso. No registro, “enviada” significa que a mensagem foi aceita para entrega — não que ela foi lida.
O seu pacote define uma franquia mensal de e-mails. O e-mail não custa nada por mensagem, mas o negócio inteiro compartilha uma franquia mensal de três e-mails para cada visita do pacote. Quando ela acaba, os e-mails aos visitantes param, e o WhatsApp (se você o usa) e o link de acompanhamento continuam. A única exceção é o e-mail com o código que um visitante pede ao confirmar o e-mail em um formulário de entrada: ele é contado como qualquer outro e-mail de visitante, mas nunca é retido, porque um visitante sem o código não conseguiria entrar. Veja A franquia de e-mails.
Quando a franquia é atingida Se o negócio atingir a franquia, os e-mails aos visitantes ficam pausados até a franquia recomeçar. Ninguém é tirado da fila — cada visitante ainda tem o seu link de acompanhamento gratuito e a tela da sala de espera.
O e-mail com o código em um formulário de entrada Quando uma fila pede um endereço de e-mail, o visitante o confirma com um código curto que enviamos por e-mail. Há um limite diário de e-mails com código para uma mesma caixa de entrada (20 por dia entre todos os negócios), então um visitante que fica pedindo um novo código é avisado para esperar. Se o nosso serviço de e-mail não estiver respondendo, o visitante vê “Nosso serviço de e-mail não está respondendo. Faça o check-in no balcão ou tente de novo em alguns minutos.” Adicione a pessoa você mesmo com Adicionar alguém sem agendamento na página Fila.
As três abas e o cartão do remetente
A página tem três abas. Uso mostra os e-mails enviados neste mês em relação à franquia, as contagens de Enviadas, Falharam e Puladas, e uma barra mostrando para onde foram os e-mails. Envio mostra os e-mails recentes. Configurações traz o cartão abaixo, os botões das filas e os textos.
| Na página de E-mail | O que acontece |
|---|---|
| Os e-mails vêm de | O endereço exato que os seus visitantes veem e para o qual respondem, escrito por inteiro — um endereço de envio verificado, configurado para você e que não pode ser alterado. “As respostas voltam para a caixa de entrada da sua empresa.” As respostas vão para o e-mail de resposta da unidade, se você definiu um; sem nenhum, vão para o suporte da turnda. O seu e-mail de acesso nunca é mostrado aos visitantes. |
O medidor de uso A página mostra os e-mails que o negócio enviou neste mês em relação à franquia (“N de N neste mês”) e a data em que ela recomeça. Quando a franquia acaba, uma nota diz “Você usou a franquia de e-mails deste mês, então os e-mails aos visitantes estão pausados até” essa data. Um pacote maior tem uma franquia maior; só o proprietário pode mudar de pacote, em Faturamento. Um negócio com um limite mensal gratuito também vê um cartão “Precisa de mais e-mails?” na aba Configurações com um botão Configurar a cobrança, ou uma nota de que um proprietário pode configurá-la.
“Os seus e-mails não estão chegando a ninguém”
Este aviso vermelho é a coisa mais importante da página. Ele aparece quando o e-mail não consegue chegar a nenhuma caixa de entrada, e diz qual das duas causas se aplica, porque a correção é diferente.
| O que o aviso diz | O que significa |
|---|---|
| Nenhum provedor de e-mail está conectado neste ambiente | Não há para onde entregar a mensagem. |
| O envio de e-mail está desligado neste ambiente | O serviço existe, mas o envio foi interrompido. |
A armadilha — o registro abaixo ainda diz “enviada”. Quando nada pode sair do prédio, um substituto aceita a mensagem e o registro a anota exatamente como faria com um envio real. Se este aviso estiver aparecendo, trate cada “enviada” abaixo como “teria sido enviada” — e avise as pessoas pessoalmente.
Quais filas usam e-mail
Uma opção por fila — E-mail para {line}. Uma fila que você desliga nunca envia e-mail, e o formulário de entrada dela deixa de pedir um endereço de e-mail. Uma fila desligada leva o selo Não usado aqui.
Como fica o e-mail do visitante
Todo e-mail para um visitante tem o mesmo layout simples, para ser lido de relance em um celular. Ele chega como o seu negócio — o seu nome como remetente e o seu logo no topo, se você tiver definido um. Sem logo, um selo redondo com a primeira letra do nome do seu negócio faz o papel.
De cima a baixo
| Parte | O que o visitante vê |
|---|---|
| O cabeçalho | O seu logo, ou o selo redondo com a primeira letra do nome do seu negócio. Ele usa a sua cor de destaque, se você tiver definido uma. |
| A frase | As palavras que você escreveu para aquele momento (por exemplo, que é quase a vez dele). |
| O bloco do número | Quando o e-mail trata de um lugar na fila: um bloco grande com o título “Seu número”, com a senha dele, por exemplo A041. |
| O botão | Um botão com o texto “Ver a sua posição na fila” que abre a página de acompanhamento ao vivo. Em um e-mail de agendamento, o botão diz “Abrir o meu agendamento” e uma linha de referência é acrescentada, e o pedido de avaliação tem um botão “Deixar uma avaliação”. Como o botão leva o link, a frase acima dele não repete o endereço. |
| O rodapé | Por que ele está recebendo o e-mail, um link Cancelar inscrição (veja “Se um visitante cancelar a inscrição” abaixo) e um pequeno crédito “Enviado com turnda”. |
O botão e o crédito são fixos. Você muda as palavras de cada e-mail no editor abaixo, mas não o botão, o bloco do número nem o crédito “Enviado com turnda”. O e-mail segue o idioma do visitante, como as outras mensagens.
Escrevendo o que cada e-mail diz
Abaixo das filas é onde você vai gastar mais tempo — cada momento à esquerda, o editor do que você escolher no meio, e uma prévia ao vivo do que o visitante recebe à direita.
As partes desta tela
| Parte | O que faz |
|---|---|
| A lista | Cada momento com o seu número, nome e configuração atual — desligado, ou ligado com o seu tempo, como “3 posições antes” ou “24 h antes”. Um texto reescrito leva o selo Editado; o pedido de avaliação está marcado como Definido por unidade, e é o único e-mail promocional, desligado até você ligá-lo — na UE e no Reino Unido talvez você precise do consentimento dos visitantes antes, então deixe-o desligado se não tiver certeza. |
| Texto para | O seletor de unidade — só aparece com mais de uma unidade. O negócio inteiro é o padrão; uma unidade pode ter os próprios textos e voltar ao texto compartilhado a qualquer momento. |
| Idioma | Uma fileira de abas de idioma, uma editada por vez; a prévia acompanha a aba. Um idioma não editado usa a nossa tradução revisada. O árabe está marcado como Da direita para a esquerda. |
| Assunto | A linha de assunto do e-mail, por idioma, só para e-mail. Deixe vazio para usar o nosso. |
| O que eles recebem | A própria mensagem, com uma lista de campos para inserir clicando embaixo. Salvar texto mantém; Voltar ao padrão restaura as nossas palavras. Se a página Textos e idiomas tiver um texto para este e-mail, um aviso mostra qual dos dois os visitantes recebem, e Voltar ao padrão restaura esse texto no lugar do nosso. |
| Horários | Quando enviar define quão perto da frente alguém precisa estar para o aviso prévio sair, por fila. Quando enviar o lembrete define com quanta antecedência de um agendamento sai o lembrete, por fila. |
A opção e o texto são independentes. Corrigir um erro de digitação nunca liga uma mensagem, e ligar uma mensagem nunca mexe no seu texto. Você pode escrever tudo antecipadamente, sem alarde, e ligar quando estiver pronto.
Desligado significa que nem entra na fila. A opção é verificada de novo no momento do envio, então desligar um momento também interrompe qualquer coisa que já estivesse esperando para sair — mas um momento que você desligou há uma hora não pode ser “reenviado” só ligando de novo.
Agendamentos: e-mail ou nada
Toda mensagem sobre um agendamento é enviada só e-mail — a confirmação, o lembrete e os avisos quando ele é remarcado ou cancelado.
Um formulário de agendamento só com telefone significa nenhuma mensagem de agendamento. Nem atrasada, nem encurtada — nenhuma. Quem marca para terça para o sábado não recebe confirmação, nem lembrete, nem aviso se você mudar o horário. O mesmo vale se a fila tiver o e-mail desligado.
Se uma fila de agendamento coleta números de telefone em vez de e-mails, planeje ligar você mesmo para esses visitantes no dia anterior, e trate o lembrete como algo que você faz, e não algo que o sistema faz.
Chegou? (Uso e Envio)
Duas abas são a sua prova. Uso traz três contagens, do mesmo mês da sua franquia (elas dizem “Enviadas (este mês)”, “Falharam (este mês)” e “Puladas (este mês)”, ou “Enviadas (7 dias)”, “Falharam (7 dias)” e “Puladas (7 dias)” em um negócio sem franquia mensal). Envio, com o título E-mails recentes, lista as 100 mensagens mais recentes que este negócio tentou enviar — toque em Não enviados para ver só as que falharam, ou em Todos os recentes para ver tudo.
| Contagem | Inclui |
|---|---|
| Enviadas (este mês) | Mensagens aceitas para envio desde que o mês da franquia começou |
| Falharam (este mês) | Mensagens que não chegaram, no mesmo mês |
| Puladas (este mês) | Mensagens que não tentamos enviar, no mesmo mês |
Uma linha Puladas sempre diz o motivo logo abaixo, em palavras simples. Essa linha geralmente responde tudo quando um visitante diz que nada chegou. Nada aparece em um negócio novo ainda.
Por que uma mensagem foi pulada
| O que ela diz | O que significa |
|---|---|
| Esta mensagem está desligada. | O momento não está ligado. |
| Não temos telefone nem e-mail deste visitante. | Nada foi coletado para enviar. |
| Não é mais necessário. | Na hora em que ela venceria, este visitante já tinha sido atendido, passado para outra fila ou já tinha ido embora. |
| Este negócio usou toda a franquia de e-mails do mês. | A franquia foi atingida antes de este e-mail poder sair. |
Nunca há nomes, números ou endereços no registro. Ele foi feito para responder “as nossas mensagens saíram?” sem virar uma lista dos dados de contato dos seus visitantes. Detalhes completos — Chegou? (registro de envio).
Quando os e-mails falham
“Alguns e-mails não foram enviados” — um cartão âmbar na aba Envio, acima da lista. Ele diz quantos são, e quantos são recentes o bastante para tentar de novo. Em um negócio saudável este cartão nem aparece.
- Um proprietário recebe um botão Enviar de novo. Ao apertá-lo, essas mensagens são enviadas em cerca de um minuto, e a página se atualiza para mostrar o resultado.
- Um gerente vê as mesmas contagens e é informado de que reenviar é tarefa do proprietário — nada fica oculto, só o botão.
- Se todas as falhas forem mais antigas que a janela de correção, não há botão — o cartão explica a janela. Procure esses visitantes pessoalmente.
Um endereço devolvido não é uma falha que você possa corrigir daqui. Reenviar nem chegaria ao endereço errado, porque uma devolução definitiva bloqueia esse endereço para sempre — a linha aparece como Cancelou o recebimento. Ligue para o visitante pelo nome e pegue o endereço de novo antes do próximo agendamento.
Proprietário, gerente e o que cada um pode mudar
| Proprietário | Gerente | |
|---|---|---|
| Os momentos e os textos deles | Pode editar — a opção do negócio, a opção de cada unidade e os textos | Somente leitura, marcado Só o proprietário |
| Uso e as opções por fila da própria unidade | Pode editar | Pode editar |
| Reenviar e-mails com falha | Pode fazer | Vê as contagens, informado de que é tarefa do proprietário |
| O registro de envios | Vê o negócio inteiro | Vê o negócio inteiro — ainda sem coluna de unidade |
Gerentes podem ser totalmente impedidos de mudar canais. Se um proprietário desligou isso, uma nota no topo da página informa, e os controles ficam somente leitura. É uma configuração, não uma falha.
Prévia e restauração
| O que acontece | O que significa |
|---|---|
| Prévia | Mostra o que o visitante vai receber com o nome do seu negócio preenchido, ou informa que está desligado. |
| Voltar o texto ao nosso | Restaura o nosso texto revisado para aquele idioma. Idiomas que você não editou usam a nossa tradução revisada. Se a página Textos e idiomas tiver um texto para este e-mail, é esse texto que vale. |
O e-mail com o código na entrada
Uma fila pode pedir um código aos visitantes antes de eles entrarem. É a configuração da fila Pedir aos visitantes um código por e-mail (em Página do visitante e privacidade), e fica desativada, a menos que você a ative. O código vai só por e-mail, então o visitante precisa informar um endereço de e-mail. Ele não é enviado se a fila não usa códigos.
| Regra | O que significa |
|---|---|
| O código | Seis dígitos. Funciona por pouco tempo (dez minutos), e cinco tentativas erradas em um endereço fazem os códigos dele pararem de funcionar. |
| O máximo que uma caixa de entrada pode receber | Alguns códigos em um quarto de hora, e no máximo 20 e-mails por dia da turnda para uma mesma caixa de entrada, contados entre todos os negócios. O mesmo limite vale para os e-mails de confirmação que uma página pública de entrada ou de agendamento coloca na fila para esse endereço. Passado o limite, a visita ou o agendamento segue em frente, só sem o e-mail. |
| O máximo que um negócio pode enviar | Um negócio movimentado tem um teto de e-mails com código por quarto de hora. Passado o teto, os visitantes são avisados para fazer o check-in no balcão. |
| Entrada pelo WhatsApp e um quiosque pareado | Nenhum dos dois precisa de código. |
O que o visitante lê quando não é possível enviar
| O que o visitante vê | O que significa |
|---|---|
| Você já pediu vários códigos. Veja a sua caixa de entrada, espere alguns minutos ou faça o check-in no balcão. | Esse endereço atingiu o limite por enquanto. |
| Este lugar não pode enviar mais códigos agora. Faça o check-in no balcão. | O negócio atingiu o limite por enquanto. |
| Nosso serviço de e-mail não está respondendo. Faça o check-in no balcão ou tente de novo em alguns minutos. | O serviço de e-mail, ou o balcão que o protege, não está respondendo. Nenhum código é enviado. |
| Códigos errados demais. Peça um novo código ou faça o check-in no balcão. | Tentativas erradas demais com o código. |
Ninguém fica travado: um visitante que não consegue um código faz o check-in no balcão, e você o adiciona com Adicionar alguém sem agendamento na página Fila.
Se um visitante cancelar a inscrição
- Para somente os e-mails opcionais do seu negócio, como o pedido de avaliação. Esse visitante não recebe esses e-mails de novo.
- Não bloqueia os e-mails de que ele precisa. Confirmações de reserva e de visita, lembretes e cancelamentos ainda chegam a ele.
- Uma nova entrada em que ele confirma o e-mail suspende isso. Se ele voltar, informar o e-mail e confirmar com o código que enviamos, recebe os e-mails normalmente.
- Afeta somente o seu negócio. Cancelar a inscrição com você nunca muda o que qualquer outro negócio envia a ele.
- Para cancelar a inscrição, o visitante abre o link no rodapé do e-mail e aperta o botão na página que abre. O e-mail do pedido de avaliação também tem o botão próprio de cancelamento com um clique do aplicativo de e-mail.
Relacionado: Fazendo um agendamento