Horário: Ausências e cobertura
Ausência é simplesmente as datas em que alguém está fora — sem tipos, sem saldos. Registre, escolha quem cobre e diga à turnda o que fazer com os visitantes que pediram aquela pessoa.
Quem pode registrar ausências
O proprietário, e os gerentes que tenham Gerenciar a escala. A escala da equipe precisa estar ativada. (O início “Apenas registrar quem está ausente” na aba Equipe ativa a escala e leva você direto aqui.) Ausências não precisam de turnos nem escalas — uma pessoa sem horário ainda pode ser marcada como ausente.
Adicionar ausência
- Aperte Adicionar ausência.
- Em Quem, aperte + Adicionar uma pessoa ou um grupo. Você pode adicionar várias pessoas à mesma ausência. Remova uma com o ✕ pequeno.
- Escolha De e Até (último dia de ausência). O último dia não pode ser antes do primeiro: “O último dia de ausência não pode ser antes do primeiro.”
- Para uma chegada tarde ou uma saída cedo, marque Apenas parte do dia e preencha Ausente a partir de e Ausente até. Deixe um horário vazio para o início ou o fim do turno.
- Escolha o Substituto. Escolha a pessoa que cobre, ou Ninguém substitui. Quando a regra “Sempre perguntar quem substitui” está ativada, a pergunta é marcada como obrigatória e o botão fica esmaecido até você respondê-la.
- Leia o que acontece com os visitantes (abaixo), depois aperte Salvar ausência.
O substituto recebe os turnos da pessoa ausente na mesma fila, só para estes dias. Se o substituto estiver ausente em alguns dos dias, uma nota avisa isso e você ainda pode salvar.
O que acontece com os visitantes
Antes de salvar, a caixa verifica quem pediu a pessoa ausente nesses dias e mostra “Agendamentos pedidos para a Maya nesses dias: 3.” e quantos visitantes estão esperando por ela agora. Você escolhe o que acontece:
| Opção | O que ele faz |
|---|---|
| Passar para (nome do substituto) | Os agendamentos mantêm os horários e passam para a cobertura. Se a cobertura já estiver marcada nesse horário, esse visitante vai para a primeira pessoa disponível. Quem está em espera também passa para a cobertura e mantém a sua vez. |
| Mover para a primeira pessoa disponível | Os agendamentos mantêm os horários e vão para quem estiver livre. Esta opção é sempre oferecida, com ou sem cobertura. |
| Deixar como estão | Você resolve por conta própria. Eles continuam na página Agendamentos, marcados como “pediu a Maya — de férias”. |
- Um visitante agendado que deixou um e-mail recebe um e-mail sobre a mudança. Depois que você salva, a página lhe dá alguns segundos para desfazer antes: “Receberá um e-mail em alguns segundos, a menos que você desfaça.”
- Quem a turnda não consegue enviar e-mail — sem endereço de e-mail — aparece numa lista para você ligar ou mandar mensagem, com o nome e o que está faltando.
- A primeira opção mostrada depende da regra “Mover os agendamentos para o substituto”. Você ainda pode escolher para cada ausência.
Notas que a caixa pode mostrar
| Nota | O que significa |
|---|---|
| A fila não está seguindo. | Essa fila ignora o horário, então os visitantes ainda podem escolher a pessoa ausente. A nota tem um interruptor Segue a escala para corrigir isso. |
| Ninguém sobrou. | Mais ninguém atende a fila nesses dias, então os visitantes ainda podem entrar. Escolha Fechar a fila nesses dias para fechá-la. Ela reabre quando você remove a ausência. |
| O substituto também está ausente. | A pessoa que você escolheu está ausente em alguns desses dias. Escolha outra pessoa, ou outra data. |
Se a verificação não puder ser feita, a caixa diz “Não conseguimos verificar o que esta ausência afeta. Você ainda pode salvá-la.”
Depois de salvar
A caixa diz Ausência salva., em uma frase como “Maya ausente (as datas); Ben cobre.” e mostra Desfazer com uma contagem regressiva curta. Se as Verificações da escala encontrarem algo, uma lista chamada Antes de sair — 2 para olhar pede que você marque Já vi isto em cada item antes de Concluído. Veja Verificações da escala.
Quem está ausente
A aba Ausência lista as ausências em Próximas e Passadas, agrupadas como Esta semana, Próxima semana e depois. Cada linha mostra a pessoa, a fila, as datas, os horários de parte de um dia e “Substituto: Ben” ou “Sem substituto”. Use Procurar uma pessoa ou o filtro de filas para restringir.
| Botão | O que acontece |
|---|---|
| Editar | Abre a mesma caixa com a ausência preenchida. Aperte Salvar alterações. |
| Remover | Pergunta Remover a ausência da Maya? — a Maya volta para a escala nessas datas. Visitantes e agendamentos já passados não voltam. Se a fila estava fechada por causa desta ausência, a caixa avisa que ela vai reabrir. |
- Uma ausência nunca é copiada entre semanas: “Uma licença nunca é copiada nem sobrescrita.”
- Uma ausência no passado corrige o registro e o relatório. Não muda o que os visitantes viram naquele dia.
- Os visitantes veem quem está ausente e quando a pessoa volta, mas só nas filas que seguem o horário.
Perguntas frequentes
| Pergunta | Resposta |
|---|---|
| Existe um tipo de licença médica ou um saldo? | Não. Uma ausência são apenas as datas. Nada conta dias ou horas devidos. |
| Registrei as datas erradas. | Aperte Desfazer logo em seguida, ou Editar a ausência depois. |
| Alguém ligou dizendo que está doente esta manhã. | Adicione a ausência a partir de hoje, com parte de um dia se a pessoa vier mais tarde. |
O e-mail quando um agendamento muda
Quando uma ausência passa o agendamento de um visitante para outra pessoa, o visitante recebe um e-mail depois de um curto prazo para desfazer. Se você desfizer a mudança nesse prazo, o e-mail retido é removido, então uma mudança que você desfez nunca é anunciada.
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