Horário: Escalas
Uma escala é uma semana de turnos que se repete. Você a monta uma vez — quem trabalha qual turno em qual dia — e depois a entrega às pessoas com Atribuir.
Quem vê esta aba
A escala da equipe precisa estar ativada. Então o proprietário, e os gerentes que tenham Gerenciar a escala, veem as Escalas. Uma escala pertence a uma unidade.
Monte uma escala
- Abra Horário → Escalas e aperte Nova escala. Sem nenhuma ainda, a página diz “Uma escala é uma semana de turnos que se repete. Monte uma, depois coloque pessoas nela com Atribuir.”
- Digite um Nome. O botão Salvar fica esmaecido até a escala ter um nome.
- Escolha a data De. As semanas antes da data De continuam como estavam. Os dias em que a unidade está fechada aparecem como “fechado”.
- Clique em uma caixa da grade. Abre-se uma lista de turnos — marque um turno, ou dois para um dia dividido, ou escolha Folga. Na mesma lista, Copiar esta caixa ao longo da linha dá essa escolha a todos os dias da semana. Os turnos mostrados são apenas os que você oferece no momento.
- Se a unidade tiver duas ou mais filas, escolha quais filas cada turno cobre. Na lista da caixa, abaixo do turno, escolha Todas as suas filas ou marque as filas (por exemplo Recepção na segunda, Vacinação na quarta). Os nomes das filas aparecem então abaixo do turno na caixa. Deixe em Todas as suas filas e a pessoa atende todas as filas em que está, como antes.
- Aperte Salvar escala. A página diz que a escala “Semana da loja” foi salva.
Você precisa de pelo menos um turno primeiro. Sem nenhum, as semanas prontas dizem “Crie um turno primeiro; depois, as semanas prontas aparecem aqui.” com um link Ir para Turnos.
Começar com uma semana pronta
Comece com uma semana pronta preenche a grade para você. Escolha o padrão, depois Qual turno?
| Opção | O que preenche |
|---|---|
| Seg–Sex | O turno que você escolher, de segunda a sexta. |
| Seg–Sáb | O turno que você escolher, de segunda a sábado. |
| todos os dias | O turno que você escolher, nos sete dias. |
| Igual a outra escala… | Uma cópia da semana de outra escala. Você a escolhe em Qual escala?. Aparece só quando você já tem outra escala. |
Se a grade já tiver turnos, você é perguntado Substituir a semana que você preencheu? Escolha Substituir ou Manter. Depois de preencher, a página diz “Semana preenchida. Altere qualquer caixa que quiser.”
Uma escala com revezamento
Algumas empresas fazem rodízio — uma equipe trabalha cedo nesta semana e tarde na próxima. Aperte A equipe se reveza semana a semana? e aparece a escolha Repete a cada. Escolha de 2 a 8 semanas e a grade ganha uma linha por semana; Copiar a semana 1 para as outras semanas poupa digitação.
- Com mais de uma semana, as pessoas começam em semanas diferentes, então são colocadas em grupos. O Grupo A começa na semana 1, o Grupo B na semana 2, e assim por diante. Você pode dar nome a cada grupo.
- Em Quem está nesta escala, aperte Adicionar pessoas (ou + Adicionar pessoas ao lado de um grupo) e marque as pessoas. Tirar … desta escala remove uma.
- Uma escala de uma semana não tem grupos — apenas as pessoas.
- As pessoas adicionadas pela janela Atribuir da aba Equipe entram no primeiro grupo de uma escala com revezamento.
Ao salvar
- Se a nova semana deixar agendamentos com uma pessoa específica fora do horário de trabalho dela, você é perguntado O que deve acontecer com eles? Você pode passá-los para a primeira pessoa disponível (cada visitante agendado com e-mail recebe um e-mail, com um link para alterar ou cancelar) ou deixá-los como estão (continuam na página Agendamentos, marcados como “pediu [nome] — ausente”).
- As Verificações da escala rodam sobre a escala salva. Se encontrarem algo, uma caixa diz Antes de sair — 2 coisas para ver e pede que você marque Já vi isto em cada uma. Veja Verificações da escala.
Editar, copiar e excluir
| Botão | O que acontece |
|---|---|
| Editar | Abre a escala. A linha da lista mostra com que frequência ela se repete e quantas pessoas estão nela. |
| Duplicar | Cria uma cópia com “cópia” acrescentado ao nome. |
| Copiar para… | Copia a escala para outras unidades, sem as pessoas. Só aparece se você gerencia outra unidade. |
| Excluir escala | Dentro da escala, ao lado de Cancelar e Salvar escala. Remove a escala. Só funciona quando ninguém está nela agora. Se ainda houver pessoas nela, você recebe a mensagem “Ainda há pessoas nesta escala. Mova-as primeiro.” Atribua-as a outra escala e depois exclua. |
Perguntas frequentes
| Pergunta | Resposta |
|---|---|
| Onde eu coloco pessoas numa escala? | Na aba Equipe, aperte Atribuir. Veja Horário: a semana e Atribuir. |
| Todos precisam de uma escala? | Não. “Todos simplesmente trabalham no nosso horário de funcionamento?” Marque “Trabalha sempre que estivermos abertos” para eles em Atribuir. |
| Uma mesma pessoa pode atender filas diferentes em dias diferentes? | Sim. Na escala, abra a caixa do dia e escolha as filas abaixo do turno: Recepção na segunda, quinta e sábado, Vacinação na segunda, quarta e sexta. Se você deixar um turno em Todas as suas filas e o mesmo horário cair em duas filas, as verificações do horário sinalizam Mesmo horário, duas filas. |
| Mudar uma escala altera semanas passadas? | Não. Escolha a data De e as semanas anteriores continuam como estavam. |
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