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Gérer un rendez-vous (vos visiteurs)

Chaque rendez-vous vient avec un lien personnel. Dessus, un visiteur voit son rendez-vous et — tant qu’il est encore à venir — peut s’enregistrer, le déplacer ou l’annuler sans vous appeler. C’est le lien en bas de son écran de confirmation, et dans son e-mail de confirmation.

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Leur rendez-vous

La page affiche le nom et le logo de votre entreprise, l’établissement et la file, l’heure réservée, et le fuseau de cette heure (« Toutes les heures sont GMT+8 — l’heure locale de l’entreprise »).

Elle affiche aussi une courte référence de 6 caractères, en deux groupes de trois, pour qu’elle puisse être lue à voix haute au comptoir ou au téléphone.

Le texte suit l’état du rendez-vous

État	Ce que dit la page
En direct	Réservé pour lundi 22 sept., 09:00
Annulé, absence ou terminé	Était réservé pour …

Ce passé est voulu — quelqu’un qui a annulé et jette un œil au lien la veille ne doit pas lire un rendez-vous au présent et se mettre en route.

Sous le rendez-vous, Ajouter à mon calendrier l’inscrit dans le propre calendrier du visiteur — sous forme de fichier pour Apple ou Outlook, ou dans Google Agenda. Voir Ajouter à mon calendrier. Quand un rendez-vous est déplacé ou annulé, l’e-mail reçu par le visiteur contient un fichier de calendrier mis à jour.

S’enregistrer

Le jour même, un grand bouton M’enregistrer maintenant transforme le rendez-vous en ticket en direct et envoie directement le visiteur sur son lien de suivi, exactement comme s’il était arrivé et s’était inscrit sur place.

L’enregistrement s’ouvre (Réglages de la file)

Réglage	Ce qui se passe
Une file sans auto-enregistrement	Pas de bouton Enregistrer l’arrivée maintenant. La page indique : « Enregistrez votre arrivée au poste — ce lieu ne propose pas l’auto-enregistrement. »
Avant le jour J	M’enregistrer maintenant n’est pas un bouton mort — la page indique : « L’enregistrement ouvre le jour de votre rendez-vous. »
Par défaut	L’enregistrement s’ouvre au début de la journée du rendez-vous (pour un établissement ouvert tard le soir, sa journée d’activité) — comme « Vide » dans Comment les réservations sont appelées. Il ne reste pas ouvert toute la journée : le délai de grâce d’absence de la file (10 minutes par défaut) court à partir de l’heure du créneau, et une fois passé, une vérification en arrière-plan marque le rendez-vous comme absence, donc M’enregistrer maintenant disparaît. Quelqu’un en retard a jusque-là — voir Absences et délai de grâce.
Accepter les arrivées tardives activé	Un rendez-vous en retard est mis de côté à la place (jusqu’à environ 12 heures) et peut encore s’enregistrer tout seul après l’heure du créneau. Activez-le par file dans Réglages de la file → Ordre de service.
Ouverture de l’enregistrement réglée sur 60 minutes	Un rendez-vous de 9 h s’ouvre à l’enregistrement dès 8 h. Avant 8 h, le même matin, la page indique « L’enregistrement ouvre à 8:00 » — et non la phrase générique « le jour de votre rendez-vous », puisque l’on y est déjà.
Ce que le réglage ne peut pas faire	Il ne fait que resserrer la fenêtre dans la journée ; il ne permet jamais à quiconque de s’enregistrer la veille.

L’enregistrement suit la limite de visites du mois. Un visiteur qui s’enregistre avec son propre lien se heurte à la même règle que le visiteur sans rendez-vous. Si l’entreprise a utilisé toutes les visites du mois et qu’il n’y a aucun pack de visites supplémentaires à acheter, l’enregistrement est refusé à partir de la fin de ce jour, jusqu’au début du mois suivant. Un rendez-vous pris plus tôt n’a pas de visite gratuite.

Votre comptoir n’est pas soumis à cette règle. Le personnel peut enregistrer un visiteur depuis l’écran Rendez-vous à tout moment le jour même du rendez-vous, quelle que soit l’heure de cette journée — la limite horaire ci-dessus ne s’applique qu’au lien propre du visiteur. Le comptoir ne peut pas enregistrer un rendez-vous d’un autre jour : la page Rendez-vous ne propose Enregistrer l’arrivée que lorsque c’est possible, et dans l’onglet À venir de la File, un rendez-vous d’un jour futur indique « L’enregistrement ouvre le jour même ». (S’il est tout de même tenté : « Ce rendez-vous est pour un autre jour — il ne peut être enregistré que le jour même. ») Donc « l’application ne me laisse pas m’enregistrer » a sa réponse au comptoir, le jour même.

Un rendez-vous l’emporte sur une nouvelle place dans la file — et personne ne peut enregistrer quelqu’un d’autre en tapant son numéro. Un visiteur qui a déjà le rendez-vous du jour ne se retrouve jamais avec deux places dans votre file. Si, au lieu d’appuyer sur « M’enregistrer maintenant » depuis son propre lien, il s’inscrit depuis l’écran d’entrée ou scanne le QR d’inscription avec le même numéro de téléphone ou e-mail qu’il a utilisé pour réserver, la page ne l’enregistre pas — n’importe qui pourrait taper un numéro de téléphone — et elle ne lui donne pas non plus une deuxième place. Elle indique « Si vous êtes déjà dans cette file ou avez un rendez-vous ici, ouvrez le lien que nous vous avons envoyé… ou demandez à un membre du personnel », et turnda renvoie le message de rendez-vous propre à ce rendez-vous sur ce téléphone ou cette adresse, pour que le vrai visiteur puisse appuyer sur « M’enregistrer maintenant » depuis lui. Votre comptoir peut toujours l’enregistrer depuis Rendez-vous.

Le déplacer

Déplacer ouvre le même choix de jour et la même grille horaire que votre page de rendez-vous — à partir d’aujourd’hui, votre horizon, vos heures d’ouverture, la durée de vos créneaux — et le visiteur confirme avec Déplacer le rendez-vous. Un horaire qui chevaucherait toute la durée de service d’un autre rendez-vous pour le même fauteuil ou la même personne n’est pas proposé.

Un jour sans créneau libre indique le jour suivant qui a des horaires, avec un accès direct en un appui.
Une file devenue réservée aux personnes sans rendez-vous ne déplace plus les réservations : le visiteur voit « Ce lieu ne prend pas de rendez-vous — rejoignez plutôt la file. » Il peut encore annuler.
Quelqu’un d’autre prend le créneau avant ? La page indique que le créneau vient peut-être d’être pris et recharge la grille — l’heure indisponible disparaît au lieu de rester affichée comme libre.

La limite de déplacements

Qui	Limite
Un visiteur, depuis son propre lien	Nombre de fois qu’un visiteur peut déplacer son rendez-vous — 5 par défaut, entre 1 et 20 (Réglages de la file → Rendez-vous)
Votre personnel, au comptoir	Jamais limité
Pourquoi il y a une limite	Chaque déplacement envoie un message au visiteur et à votre équipe ; un lien sans limite permettrait à une personne (ou à un robot) d’inonder de messages votre propre boîte de réception et le téléphone de votre visiteur
Au-delà de la limite	La page indique que le rendez-vous a été déplacé trop de fois et qu’il faut contacter l’entreprise — choisir un autre horaire ne peut pas aider, et la page le dit plutôt que de les laisser tourner en rond

L’annuler

Appuyez sur Annuler le rendez-vous. Il demande d’abord : « Annuler ce rendez-vous ? Cela ne peut pas être défait. »
Choisissez Le garder ou Oui, annuler. Rien ne se passe sur un simple appui malencontreux.

Ensuite, la page confirme « Votre rendez-vous est annulé. » et, seulement si votre file accepte encore des rendez-vous, propose Réserver un autre créneau pour revenir directement à votre page de rendez-vous.

Si les rendez-vous sont suspendus, le bouton est retiré et remplacé par une courte note qui l’indique — une impasse expliquée vaut mieux qu’un bouton qui mène à un mur.

Quand il est déjà passé

Un rendez-vous qu’on ne peut plus modifier indique son type, car la bonne étape suivante diffère.

Type	Ce que dit la page
Absence	« Vous avez été marqué comme non arrivé » avec « Si vous êtes sur place, parlez à l’accueil — ils peuvent vous remettre sur la liste. »
Annulé	Une simple ligne le disait, plus Réserver un autre créneau lorsque la file accepte encore des rendez-vous.
Déjà enregistré	« Vous avez déjà enregistré votre arrivée pour ce rendez-vous. » — vous êtes maintenant dans la file, avec un bouton Voir votre place dans la file qui ouvre le lien de suivi où se trouve la position en direct. Une fois la visite terminée, le même bouton affiche Comment s’est passée votre visite ? et ouvre l’évaluation.
Sinon terminé	« Ce rendez-vous ne peut plus être modifié. »

Avec le réglage par défaut, un rendez-vous est classé absent 10 minutes après son heure. Un retard ordinaire — et la personne qui lit « Absence » se trouve en général déjà dans votre établissement. Votre comptoir peut la remettre dans la file.

Lien perdu, ancien lien, page cassée

Le lien n’expire pas. L’ouvrir une semaine plus tard affiche l’état actuel du rendez-vous — c’est toute la conception.

Donc un visiteur qui dit « mon lien a expiré » a presque certainement ouvert un autre lien, ou le rendez-vous a depuis été annulé ou retiré.

Situation	Ce que dit la page
Non reconnu du tout	« Rendez-vous introuvable » avec « Ce lien est peut-être ancien, ou le rendez-vous a déjà été annulé. » Chaque lien de rendez-vous est impossible à deviner et correspond à un seul rendez-vous — personne ne peut atteindre celui d’un autre en modifiant un caractère.
Un échec temporaire	Un écran séparé avec un bouton Réessayer. Il ne dit volontairement pas que le rendez-vous n’existe pas, car il peut parfaitement exister.
Hors ligne	La page indique que les détails sont peut-être périmés, et un appui sur enregistrer, déplacer ou annuler est gardé jusqu’au retour du réseau au lieu d’être perdu.
Trop d’appuis dans une minute chargée	Sur le wifi partagé d’une entreprise, notre limite de trafic peut refuser une demande ; la page demande d’attendre une minute plutôt que de les envoyer à votre comptoir déjà occupé, car rien n’a échoué que votre comptoir pourrait réparer.

Le visiteur a vraiment perdu le lien ? Le plus rapide est de votre côté — retrouvez-le sur l’écran Rendez-vous par son nom ou sa référence, et déplacez-le, annulez-le ou enregistrez-le vous-même.