La page E-mail répond à quatre questions, dans l’ordre où vous les poseriez — d’où viennent mes e-mails, lesquels partent, ce qu’ils disent exactement, et sont-ils arrivés ?
L’e-mail n’est jamais le seul moyen, pour un visiteur, de savoir où il en est. Le lien de suivi et l’écran d’accueil fonctionnent toujours, quelle que soit la position de ces interrupteurs — rien ici ne peut donc laisser quelqu’un sans nouvelles.
Pourquoi garder l’e-mail activé
L’e-mail atteint quelqu’un qui ne vous a jamais écrit : c’est donc le rappel utile pour un visiteur qui vient pour la première fois ou qui s’en va — et son envoi coûte une fraction de centime. Les mots sont les vôtres, sans aucune validation à obtenir.
C’est un envoi au mieux, sans garantie d’arrivée. Personne ne peut promettre qu’un message arrivera dans la boîte de réception plutôt que dans les indésirables, et c’est précisément pour cela que la place d’un visiteur dans la file ne dépend jamais de cet envoi. Dans le journal, « envoyé » signifie que le message a été accepté pour l’envoi — et non qu’il a été lu.
Votre forfait fixe un quota mensuel d’e-mails. L’e-mail ne vous coûte rien par message, mais toute l’entreprise partage une allocation mensuelle de trois e-mails par visite incluse dans son forfait. Quand elle est épuisée, les e-mails aux visiteurs s’arrêtent, et WhatsApp (si vous l’utilisez) et le lien de suivi continuent. La seule exception est l’e-mail de code qu’un visiteur demande pour confirmer son adresse sur un formulaire d’inscription : il est compté comme tout autre e-mail de visiteur mais n’est jamais retenu, car un visiteur sans le code ne pourrait pas rejoindre la file. Voir L’allocation d’e-mails.
Lorsque le quota est atteint Si l’entreprise atteint son quota, les e-mails aux visiteurs sont suspendus jusqu’à ce que le quota reprenne. Personne n’est retiré de la file : chaque visiteur conserve son lien de suivi gratuit et l’écran d’accueil.
L’e-mail de code d’un formulaire d’inscription Quand une file demande une adresse e-mail, le visiteur la confirme avec un court code que nous envoyons par e-mail. Il y a une limite quotidienne d’e-mails de code vers une même boîte (20 par jour toutes entreprises confondues), si bien qu’un visiteur qui demande sans cesse un nouveau code est invité à patienter. Si notre service d’e-mail ne répond pas, le visiteur voit « Notre service d’e-mail ne répond pas. Enregistrez votre arrivée au poste, ou réessayez dans quelques minutes. » Ajoutez-le vous-même avec Ajouter une personne sans rendez-vous dans la page File.
Les trois onglets et la carte de l’expéditeur
La page comporte trois onglets. Utilisation montre les e-mails envoyés ce mois-ci par rapport à l’allocation, les nombres d’Envoyés, d’Échecs et d’Ignorés, et une barre montrant où sont partis les e-mails. Envoi montre les e-mails récents. Réglages contient la carte ci-dessous, les interrupteurs des files et les textes.
| Sur la page E-mail | Ce qui se passe |
|---|---|
| Les e-mails viennent de | L’adresse exacte que vos visiteurs voient et à laquelle ils répondent, écrite en entier — une adresse d’envoi vérifiée, configurée pour vous et non modifiable. « Les réponses arrivent dans la boîte de votre entreprise. » Les réponses vont à l’adresse e-mail de réponse de l’établissement si vous en avez défini une ; sinon, elles vont au support de turnda. Votre e-mail de connexion n’est jamais montré aux visiteurs. |
Le compteur d’utilisation La page montre les e-mails envoyés par l’entreprise ce mois-ci par rapport à son allocation (« N sur N ce mois-ci »), et la date de remise à zéro. Quand l’allocation est épuisée, une note indique « Vous avez utilisé l’allocation d’e-mails de ce mois, donc les e-mails aux visiteurs sont en pause jusqu’au » cette date. Un forfait plus grand a une allocation plus grande ; seul le propriétaire peut changer de forfait, dans Facturation. Une entreprise avec une limite mensuelle gratuite voit aussi une carte « Besoin de plus d’e-mails ? » dans l’onglet Réglages avec un bouton Configurer la facturation, ou une note indiquant qu’un propriétaire peut la configurer.
« Vos e-mails n’atteignent personne »
Cette bannière rouge est la chose la plus importante de la page. Elle apparaît lorsque les e-mails ne peuvent atteindre aucune boîte de réception, et elle indique laquelle des deux causes s’applique, car la solution diffère.
| Ce que dit la bannière | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Aucun fournisseur d’e-mail n’est connecté dans cet environnement | Il n’y a rien à qui confier le message. |
| L’envoi d’e-mails est désactivé dans cet environnement | Le service est bien là, mais l’envoi a été arrêté. |
Le piège : le journal ci-dessous indique toujours « envoyé ». Quand rien ne peut sortir de l’établissement, un substitut accepte le message, et le journal l’enregistre exactement comme un envoi réel. Si cette bannière s’affiche, considérez chaque « envoyé » en dessous comme « aurait été envoyé » — et prévenez les personnes en face à face.
Quelles files utilisent l’e-mail
Un interrupteur par file — E-mail pour {line}. Une file désactivée n’envoie jamais d’e-mail, et son formulaire d’inscription ne demande plus d’adresse e-mail du tout. Une file désactivée porte un badge Pas utilisé ici.
À quoi ressemble l’e-mail du visiteur
Chaque e-mail adressé à un visiteur a la même mise en page simple, pour se lire d’un coup d’œil sur un téléphone. Il arrive au nom de votre commerce — votre nom comme expéditeur, et votre logo en haut si vous en avez défini un. Sans logo, un petit rond portant la première lettre du nom de votre commerce tient lieu de logo.
De haut en bas
| Partie | Ce que voit le visiteur |
|---|---|
| L’en-tête | Votre logo, ou le petit rond avec la première lettre de votre commerce. Il prend votre couleur d’accent si vous en avez défini une. |
| La phrase | Les mots que vous avez écrits pour ce moment (par exemple, que c’est presque leur tour). |
| Le bloc du numéro | Lorsque l’e-mail concerne une place dans la file : un grand bloc intitulé « Votre numéro » avec leur numéro de ticket, par exemple A041. |
| Le bouton | Un bouton « Voir votre place dans la file » qui ouvre leur page d’attente en direct. Dans un e-mail de rendez-vous, le bouton affiche « Ouvrir mon rendez-vous » et une ligne de référence est ajoutée, et la demande d’avis a un bouton « Laisser un avis ». Comme le bouton porte le lien, la phrase au-dessus ne répète pas l’adresse. |
| Le pied de page | La raison pour laquelle ils reçoivent l’e-mail, un lien de désabonnement (voir « Si un visiteur se désabonne » plus bas), et une petite mention « Envoyé avec turnda ». |
Le bouton et la mention sont fixes. Vous modifiez les mots de chaque e-mail dans l’éditeur ci-dessous, mais pas le bouton, le bloc du numéro ni la mention « Envoyé avec turnda ». L’e-mail suit la langue du visiteur, comme les autres messages.
Rédiger ce que dit chaque e-mail
C’est en dessous des files que vous passerez le plus de temps — chaque moment à gauche, l’éditeur de celui que vous choisissez au centre, et un aperçu en direct de ce que reçoit le visiteur à droite.
Les parties de cet écran
| Partie | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| La liste | Chaque moment avec son numéro, son nom et son réglage actuel — désactivé, ou activé avec son calendrier, comme « 3 places avant » ou « 24 h avant ». Un texte reformulé porte un badge Modifié ; la demande d’avis est marquée Défini par établissement, et c’est le seul e-mail promotionnel, désactivé jusqu’à ce que vous l’activiez. Dans l’UE et au Royaume-Uni, vous pourriez avoir besoin de l’accord de vos visiteurs au préalable : laissez-le donc désactivé si vous n’êtes pas sûr. |
| Formulation pour | Le sélecteur d’établissement — affiché seulement lorsqu’il y a plusieurs établissements. Toute l’entreprise sert de valeur par défaut ; un établissement peut avoir ses propres mots et revenir à la formulation commune à tout moment. |
| Langue | Une rangée d’onglets de langue, une seule modifiée à la fois ; l’aperçu suit. Une langue non modifiée utilise notre traduction relue. L’arabe est indiqué comme De droite à gauche. |
| Objet | L’objet de l’e-mail, par langue, uniquement pour les e-mails. Laissez-le vide pour utiliser le nôtre. |
| Ce qu’ils reçoivent | Le message lui-même, avec une liste de champs à insérer en dessous, sur lesquels cliquer pour les placer. Enregistrer la formulation la conserve ; Revenir à la valeur par défaut remet nos mots. Si la page Mots et langues a un texte pour cet e-mail, une note indique lequel des deux les visiteurs reçoivent, et Revenir à la valeur par défaut remet ce texte-là plutôt que le nôtre. |
| Horaires | Quand envoyer règle à quel moment une personne doit être proche du début de la file pour que l’avertissement parte, par file. Quand envoyer le rappel règle à quelle distance avant un rendez-vous part son rappel, par file. |
Le réglage et les mots sont indépendants. Corriger une faute n’active jamais un message, et en activer un ne touche jamais à votre formulation. Vous pouvez tout rédiger à l’avance, tranquillement, et l’activer quand vous êtes prêt.
Désactivé signifie qu’il ne se met même jamais en file d’attente. L’interrupteur est revérifié au moment de l’envoi : désactiver un moment arrête donc aussi ce qui attend déjà d’être envoyé — mais un moment désactivé il y a une heure ne peut pas être « renvoyé » en le réactivant.
Rendez-vous : e-mail ou rien
Chaque message concernant un rendez-vous est envoyé e-mail uniquement — la confirmation, le rappel, et les avis lorsqu’il est déplacé ou annulé.
Un formulaire de rendez-vous par téléphone seul signifie aucun message de rendez-vous. Ni retardé, ni raccourci — aucun. Quelqu’un qui réserve mardi pour samedi ne reçoit ni confirmation, ni rappel, ni avis si vous changez l’heure. C’est la même chose si l’e-mail est désactivé pour la file.
Si une file de rendez-vous recueille des numéros de téléphone au lieu d’e-mails, prévoyez de téléphoner vous-même à ces visiteurs la veille, et considérez le rappel comme quelque chose que vous faites plutôt que quelque chose que le système fait.
Est-il arrivé ? (Utilisation et Envoi)
Deux onglets sont vos preuves. Utilisation porte trois compteurs, pour le même mois que votre allocation (ils affichent « Envoyés (ce mois-ci) », « Échecs (ce mois-ci) » et « Ignorés (ce mois-ci) », ou « Envoyés (7 jours) », « Échecs (7 jours) » et « Ignorés (7 jours) » pour une entreprise sans allocation mensuelle). Envoi, intitulé E-mails récents, liste les 100 derniers messages que cette entreprise a tenté d’envoyer — appuyez sur Non envoyés pour ne voir que ceux qui ont échoué, ou sur Tous les récents pour tous.
| Total | Couvre |
|---|---|
| Envoyés (ce mois-ci) | Messages acceptés pour envoi depuis le début du mois d’allocation |
| Échecs (ce mois-ci) | Messages qui ne sont pas passés, le même mois |
| Ignorés (ce mois-ci) | Messages que nous n’avons pas tenté d’envoyer, le même mois |
Une ligne Ignorés indique toujours en dessous, en termes simples, pourquoi. Cette ligne donne souvent toute la réponse lorsqu’un visiteur dit que rien n’est arrivé. Rien n’apparaît encore pour une nouvelle entreprise.
Pourquoi un message a été ignoré
| Ce qu’elle dit | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Ce message est désactivé. | Le moment n’est pas activé. |
| Nous n’avons ni numéro de téléphone ni e-mail pour ce visiteur. | Rien n’a été recueilli à qui envoyer. |
| Plus nécessaire. | Au moment où il était dû, ce visiteur avait déjà été servi, déplacé vers une autre file, ou était parti. |
| Cette entreprise avait épuisé l’allocation d’e-mails du mois. | L’allocation a été atteinte avant que cet e-mail puisse partir. |
Le journal ne contient jamais de noms, de numéros ni d’adresses. Il est conçu pour répondre à « nos messages sont-ils partis ? » sans devenir une liste des coordonnées de vos visiteurs. Détail complet — Est-il arrivé ? (journal d’envoi).
Quand les e-mails échouent
« Certains e-mails ne sont pas partis » — une carte orangée dans l’onglet Envoi, au-dessus de la liste. Elle indique combien, et combien sont assez récents pour être renvoyés. Sur une entreprise en bonne santé, cette carte n’apparaît pas du tout.
- Un propriétaire obtient un bouton Renvoyer. Un appui envoie ces messages dans la minute environ, et la page se rafraîchit pour afficher le résultat.
- Un responsable voit les mêmes totaux et apprend que le renvoi relève du propriétaire — rien n’est caché, seul le bouton l’est.
- Si tous les échecs sont plus anciens que la fenêtre de réparation, il n’y a pas de bouton — la carte explique la fenêtre à la place. Joignez ces visiteurs en personne.
Une adresse rejetée n’est pas une panne que vous pouvez corriger d’ici. Renvoyer n’atteindra même pas la mauvaise adresse, car un rejet définitif bloque cette adresse pour de bon — la ligne s’affiche comme Désabonné. Appelez le visiteur par son nom, et saisissez de nouveau l’adresse avant son prochain rendez-vous.
Propriétaire, responsable, et ce que chacun peut modifier
| Propriétaire | Responsable | |
|---|---|---|
| Les moments et leur formulation | Peut modifier — l’interrupteur de l’entreprise, celui de chaque établissement et la formulation | Lecture seule, marqué Propriétaire uniquement |
| Utilisation et les interrupteurs par file pour leur propre établissement | Peut modifier | Peut modifier |
| Renvoyer les e-mails en échec | Peut le faire | Voit les totaux, informé que c’est au propriétaire de le faire |
| Le journal d’envoi | Voit toute l’entreprise | Voit toute l’entreprise — pas encore de colonne d’établissement |
Les responsables peuvent être totalement exclus des changements de canal. Si un propriétaire a désactivé cette option, une note en haut de la page l’indique, et les commandes sont en lecture seule. C’est un réglage, pas une panne.
Aperçu et réinitialisation
| Ce qui se passe | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Aperçu | Montre ce que recevra le visiteur, avec le nom de votre commerce renseigné, ou indique que c’est désactivé. |
| Revenir à nos mots | Rétablit notre formulation relue pour cette langue. Les langues que vous n’avez pas modifiées utilisent notre traduction relue. Si la page Mots et langues a un texte pour cet e-mail, c’est ce texte qui est utilisé. |
L’e-mail de code à l’inscription
Une file peut demander un code aux visiteurs avant qu’ils rejoignent. C’est le réglage de file Demander aux visiteurs un code par e-mail (dans Page visiteur et confidentialité), désactivé sauf si vous l’activez. Le code part par e-mail uniquement, donc le visiteur doit donner une adresse e-mail. Il n’est pas envoyé si la file n’utilise pas de codes.
| Règle | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Le code | Six chiffres. Il fonctionne peu de temps (dix minutes), et cinq essais erronés sur une adresse bloquent ses codes. |
| Maximum envoyé à une boîte | Quelques codes par quart d’heure, et pas plus de 20 e-mails par jour de turnda vers une même boîte, toutes entreprises confondues. La même limite couvre les e-mails de confirmation qu’une page publique d’inscription ou de réservation met en file pour cette adresse. Au-delà, la visite ou la réservation se fait quand même, simplement sans l’e-mail. |
| Maximum envoyé par une entreprise | Une entreprise très active a un plafond d’e-mails de code par quart d’heure. Au-delà, les visiteurs sont invités à enregistrer leur arrivée au poste. |
| Inscription par WhatsApp, et borne associée | Aucun des deux ne demande de code. |
Ce que lit le visiteur quand l’envoi est impossible
| Ce que voit le visiteur | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Vous avez déjà demandé plusieurs codes. Vérifiez votre boîte de réception, patientez quelques minutes, ou enregistrez votre arrivée au poste. | Cette adresse a atteint sa limite pour le moment. |
| Ce lieu ne peut plus envoyer de codes pour le moment. Veuillez enregistrer votre arrivée au poste. | L’entreprise a atteint sa limite pour le moment. |
| Notre service d’e-mail ne répond pas. Enregistrez votre arrivée au poste, ou réessayez dans quelques minutes. | Le service d’e-mail, ou le dispositif qui le protège, ne répond pas. Aucun code n’est envoyé. |
| Trop de codes erronés. Demandez un nouveau code, ou enregistrez votre arrivée au poste. | Trop d’essais erronés sur le code. |
Personne n’est jamais bloqué : un visiteur qui ne peut pas obtenir de code enregistre son arrivée au poste, et vous l’ajoutez avec Ajouter une personne sans rendez-vous dans la page File.
Si un visiteur se désabonne
- Cela n’arrête que les e-mails facultatifs de votre commerce, comme la demande d’avis. Ce visiteur ne reçoit plus ces e-mails-là.
- Cela n’arrête pas les e-mails dont il a besoin. Les confirmations de réservation et de visite, les rappels et les annulations continuent de lui parvenir.
- Une nouvelle inscription où il confirme son e-mail lève le désabonnement. S’il revient, qu’il donne son e-mail et le confirme avec le code que nous envoyons, il reçoit à nouveau les e-mails normalement.
- Cela ne concerne jamais que votre commerce. Se désabonner de vous ne change jamais ce qu’un autre commerce leur envoie.
- Pour se désabonner, le visiteur ouvre le lien du pied de page de l’e-mail et appuie sur le bouton de la page qui s’ouvre. L’e-mail de demande d’avis dispose aussi du bouton de désabonnement en un clic de sa messagerie.
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