Appeler et servir

La journée au poste tient en une seule boucle — Appeler le suivant → le visiteur s’avance → Terminer (ou Terminer et appeler le suivant). Cette page décrit cette boucle, puis les tuiles pour chaque état, et ce qui se passe quand la personne appelée ne se présente pas.

Appeler le suivant est l’action principale de la console. Elle appelle la personne en tête de file, selon l’ordre de service propre à la file, qui tient compte des rendez-vous, de la priorité et du temps d’attente maximum, filet de sécuritéUne limite d’attente maximale : un visiteur sans rendez-vous qui a attendu plus longtemps passe devant les autres visiteurs sans rendez-vous, mais jamais devant une urgence ou un rendez-vous échu..

Deux postes qui appuient dessus au même instant obtiennent chacun un visiteur différent — pas d’appels en double.

Appeler le suivant depuis un poste où quelqu’un est encore servi est refusé — personne n’est appelé. Si vous êtes connecté à un poste et que le dernier visiteur est encore en route, en cours de service ou mis de côté, la console vous indique quoi faire d’abord (le terminer ou le marquer absent ; le terminer ; ou le ramener ou le déplacer). Cela empêche qu’un second visiteur reçoive « c’est votre tour » sans poste où aller. Une personne non connectée à un poste, ou une file sans postes, n’est pas concernée.

Si la file propose des services ou des personnes nommées, il y a aussi des tuiles sous le grand bouton — Appeler le suivant pour un service et Appeler le suivant pour une personne — une pour chacun, grisée quand personne n’attend pour cela. Chacune appelle le prochain visiteur en attente de ce service ou de cette personne.

• Quand un visiteur est appelé, l’écran TV de l’accueil se met à jour et joue son carillon ou son annonce vocale. Le son vient de l’écran, pas de la console — à régler dans Réglages de la file → TV d’accueil, ou par écran dans Écrans.
• Son lien de suiviLe lien toujours gratuit que reçoit un visiteur quand il rejoint la file. Il ouvre sa page de suivi. affiche « C’est votre tour ! » — et quand l’appel indique un poste, la page dit lequel (« Vous avez été appelé — merci de vous rendre à la salle 2 »).
• Celui qui se trouve désormais dans votre fenêtre d’alerte reçoit l’unique message automatique « « presque votre tour »Le seul message automatique par visite, envoyé quand un visiteur atteint la position d’alerte de votre file (position 1 par défaut), avec son numéro et son lien de suivi. ».
• Il n’existe pas de message séparé pour « prévenir la personne appelée » — l’écran et la page de suivi sont l’annonce.

Sélectionnez un visiteur et le centre d’actions ne propose que les actions correspondant à sa situation.

• Elles sont regroupées pour que l’action principale soit impossible à manquer — en premier, pleine largeur.
• Viennent ensuite les actions courantes.
• Puis, sous un séparateur intitulé « À utiliser avec précaution », celles qui sortent quelqu’un de la file — Annuler la visite (que vous pouvez annuler pendant un court instant juste après) et Terminer toute la visite.

Les visiteurs présents ont aussi toujours les tuiles de visite — priorité, notes, signalements, changer le contact, contact et messages, renvoyer le lien et signaler un problème — expliquées dans Arrivées sans rendez-vous, notes et signalements.

Exemple. Dans un salon, le coiffeur appuie sur Appeler le suivant, A014 apparaît sur la TV avec un carillon. Le client s’assoit — rien à appuyer. Coupe terminée et le fauteuil est toujours occupé : Terminer et appeler le suivant garde le fauteuil occupé en un seul appui.

Un mauvais appui à un poste occupé ne doit coûter que quelques secondes, pas la place de quelqu’un dans la file. Trois choses la rendent.

Chacune de ces actions est enregistrée dans le journal d’activité avec votre nom. Un nom modifié est noté « modifié », jamais avec le nom lui-même.

Tout le reste se fait en un geste. Celles-ci s’arrêtent pour vérifier, car chacune a un coût pour quelqu’un — tout comme l’annulation d’un rendez-vous depuis l’onglet À venir, qui demande confirmation de la même façon.

Deux réglages de file (Réglages de la file → Contrôles du personnel) déterminent la marge de manœuvre du personnel ici — voir Marge du personnel et signalements :

• Si vous n’êtes pas connecté à un poste, ou si le réglage est désactivé, la tuile n’apparaît pas du tout.

Un transfert est un nouveau départ, pas un déplacement latéral. Transférer vers une autre file… place le visiteur à la fin de l’autre file avec une nouvelle horloge d’attente — sa place n’est pas reportée.

• Déplacer quelqu’un vers une file d’un autre établissement est réservé au propriétaire, ou à un gérant des deux établissements une fois que le propriétaire a activé Autoriser les transferts entre établissements ; pour les autres, ces files apparaissent grisées, avec la raison à côté.
• Un visiteur au milieu d’un parcoursLe trajet complet d’une visite qui passe par plusieurs étapes dans l’ordre (par exemple l’accueil, puis la consultation, puis la pharmacie). Chaque étape est sa propre file. ne peut être déplacé que vers une autre file du même établissement — son étape normale suivante passe par Envoyer à l’étape suivante. Le détail est dans Transférer un visiteur.

• « Se connecter à un poste est facultatif — vous pouvez toujours appeler et servir des visiteurs sans cela (à une étape qui a un seul poste, vous appelez vers lui automatiquement ; avec deux postes ou plus, on vous demande à quel poste vous êtes) — mais seul un poste connecté affiche qui est là et y rattache vos services. » Connectez-vous depuis la pastille de poste dans la barre du haut (voir Connexion par code PIN et postes). La liste en direct de qui est connecté où est le tableau « Qui est à chaque poste » sur la page File.
• Si vous gérez plusieurs étapes depuis un seul écran (Je gère plusieurs étapes, puis Mes étapes), chaque étape a son propre Appeler le suivant. Le bouton Appeler le suivant d’une étape est grisé, avec la raison, quand vous avez encore quelqu’un d’ouvert à cette étape (« Vous avez encore A004 ouvert à Caisse »), quand chaque poste y est occupé ou fermé, ou quand personne n’attend. Désactiver Mes étapes ramène à la page normale. Voir Mes étapes.
• Parce que plusieurs personnes travaillent sur une même file, une action peut atteindre un visiteur une seconde après celle de quelqu’un d’autre. Dans ce cas, vous recevez une seule phrase simple indiquant ce qui s’est réellement passé, et non un code d’erreur.
• Après chaque action, les tuiles se figent un instant et clignotent. C’est la console qui attend que la file se mette à jour avant de vous proposer l’action suivante, pour que vous ne puissiez pas lancer deux actions sur le même visiteur.

• Il existe une version de cette phrase pour chaque situation — déjà en service, déjà terminé, mis de côté, marqué absent, parti de la file, ou déplacé vers une autre file.
• Rien n’a cassé, rien n’a été fait deux fois, et les tuiles que vous voyez maintenant sont les vraies.

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