Prendre un rendez-vous

La page Rendez-vous est votre bureau des rendez-vous. Choisissez un jour, voyez qui est attendu, et ajoutez ou gérez un rendez-vous en quelques pressions, le tout à l’heure propre de l’établissement.

• Plusieurs files ? Un sélecteur en haut choisit celle que vous regardez. Il ne liste que les établissements auxquels vous avez accès : un responsable d’un site ne voit donc jamais les rendez-vous d’un autre.
• Une seule file ? Il n’y a pas de sélecteur.
• Choisir un jour (il s’ouvre sur la date du jour de l’entreprise) et vous obtenez un total, une répartition Attendus maintenant / À venir / Arrivés, et un point sur la chronologie pour chaque rendez-vous, avec une ligne « maintenant ».
• Une liste des annulés n’apparaît que lorsqu’elle contient quelque chose, et un décompte des absences seulement une fois qu’une personne a été marquée absente.

Une file qui ne peut pas prendre de rendez-vous n’en propose pas, donc Nouveau rendez-vous disparaît avec la bannière.

Vous modifiez vos horaires dans Réglages de la file alors que des rendez-vous existent déjà pour un créneau que vous venez de fermer, et cette page vous prévient avant que le visiteur ne le découvre à la porte.

Corrigez-le en déplaçant le rendez-vous, ou en rouvrant les horaires dans Réglages de la file, selon ce qui convient à ce rendez-vous.

Il n’apparaît que pour un rendez-vous encore ouvert. Une fois que quelqu’un est arrivé ou a été marqué absent, les horaires ne décident plus de rien pour lui.

Vous ne pouvez pas réserver une heure passée : le formulaire le bloque, comme le système central.

Même chose pour la page de rendez-vous : si elle demande Combien de personnes ? (Pages visiteur → Ce que vous demandez ; désactivé tant que vous ne l’activez pas), un groupe qui réserve en ligne voit sa taille affichée sur sa ligne ici, et à l’enregistrement de l’arrivée ce nombre passe avec lui sur la visite. Cela n’allonge jamais le rendez-vous et ne prend pas plus de places sur le créneau.

Déplacer ou annuler n’est possible qu’avant l’enregistrement. Une fois la personne dans la file, c’est un visiteur présent, et non plus un rendez-vous.

À leur arrivée, enregistrez-les et ils rejoignent la file selon votre règle de passage.

Le numéro de téléphone ou l’e-mail de chaque rendez-vous est masqué par défaut, affiché par exemple comme « +65 •••• 8842 » ou « j••••@••• », pour qu’un écran laissé ouvert au poste ne donne pas à un inconnu le numéro d’un visiteur.

Un rendez-vous pris sans téléphone ni e-mail n’a rien à afficher, donc aucune commande n’apparaît sur sa ligne.

Chaque rendez-vous à venir a deux boutons sur sa ligne : Modifier le contact et Contact et messages. Ils ouvrent une seule fenêtre pour ce rendez-vous.

Un rendez-vous auquel personne ne s’enregistre est automatiquement marqué absent une fois que votre délai de grâce est passé : dix minutes après le créneau, sauf si vous l’avez modifié. C’est un retard ordinaire pour quelqu’un bloqué dans les embouteillages.

Le visiteur arrive alors avec une confirmation en main, et le rendez-vous a déjà été fermé.

Les deux entrées se lisent ensuite comme une seule histoire : marqué absent automatiquement à 10:10, sans intervention humaine ; remis sur la liste à 10:14 par vous.

Les deux sont inscrits dans votre journal d’activité avec votre nom.

Certains rendez-vous portent le repère Risque d’absence plus élevé. C’est une estimation intelligente fondée sur l’historique propre à cette file (délai de réservation, absences passées). Il n’apparaît donc qu’une fois que la file a assez de rendez-vous terminés derrière elle.

Il ne change jamais la place de personne ; il vous indique seulement où un petit rappel aide.