Prendre et appeler
Transférer, c’est envoyer quelqu’un à un collègue. Prendre et appeler fait l’inverse : vous prenez le visiteur d’un autre pour l’amener à votre poste, et vous dites pourquoi. Tout le monde peut voir qui a pris le visiteur, il y a donc toujours un motif enregistré.
Quand la tuile est proposée
Vous devez être connecté à un poste, car Prendre et appeler amène toujours le visiteur au poste où vous êtes. (Si vous n’êtes connecté nulle part, il utilise le poste depuis lequel vous appelleriez sur la file du visiteur, s’il y en a un.) La tuile apparaît ensuite pour ces visiteurs, dans le même établissement :
| Le visiteur est… | Proposée ? |
|---|---|
| Appelé, au poste d’un collègue (ou appelé sans poste) | Oui |
| Mis de côté à un poste, celui d’un collègue | Oui |
| En attente dans une autre file que celle de votre poste | Oui |
| En attente à une étape qui n’accueille pas de visiteurs (fermé, en pause ou complet), dans une autre file | Oui |
| Déjà à votre poste | Non |
| En attente dans votre propre file | Non : c’est un Appeler ordinaire |
| En cours de service | Non |
| Terminé, sorti de la file ou en simple pause | Non |
| Dans un autre établissement | Non : Prendre et appeler fonctionne au sein d’un même établissement |
| Dans une file où le propriétaire a désactivé Prendre et appeler | Non |
Une tuile qui ne peut pas s’appliquer n’est tout simplement pas affichée. Si vous appuyez sur quelque chose qui n’est plus vrai (par exemple, le visiteur vient d’être terminé), la page le dit en mots simples, comme « Connectez-vous d’abord à un poste : Prendre et appeler amène le visiteur à votre poste. »
Comment prendre un visiteur
- Sélectionnez le visiteur dans la File et appuyez sur Prendre et appeler.
- Lisez la case. Elle indique avec qui il est en ce moment (« A12 est au Poste 3 maintenant. » ou « A12 attend dans Réparations. ») et où il ira : « Il viendra à vous au Poste 1. »
- Sous Pourquoi le prenez-vous ?, touchez un motif. Le collègue s’est absenté · Le collègue me l’a demandé · Le visiteur est venu à mon poste · Urgent · Autre. Pour Autre, il faut quelques mots sous Dites pourquoi, en quelques mots. Le bouton attend que vous ayez choisi.
- Appuyez sur Prendre et appeler pour confirmer. La page indique « A12 appelé au Poste 1 ». Retour ne change rien.
Si vous avez encore un visiteur appelé à votre propre poste, turnda demande d’abord ce qu’il advient de lui : le terminer ou le marquer comme absent. Vous répondez une fois, et la prise se fait dans la même pression.
Ce qui change
- La page de suivi du visiteur et le téléviseur de l’accueil suivent aussitôt. Le téléviseur l’appelle à votre poste de la même manière que tout autre appel.
- Il reste le visiteur de sa propre file. Rien n’est déplacé entre les files. Il garde son numéro, sa place dans les chiffres de sa file et, pour une visite à plusieurs étapes, son parcours et chaque étape encore à venir. Il est simplement appelé à un poste d’une autre file.
- Le collègue avec qui il était est prévenu, sous la forme « Ben a pris A12 et l’a amené au Poste 1 — Le collègue s’est absenté ». Pour « Autre », cela affiche les mots tapés par Ben.
- L’historique de la visite indique « Amené au Poste 1 — Prendre et appeler ». Le Journal d’activité enregistre la prise et le motif.
- Un visiteur mis de côté à un poste est d’abord ramené, puis appelé vers vous.
Le réglage qui le contrôle
Sur chaque file, Réglages de la file → Contrôles du personnel → Autoriser le personnel à prendre un visiteur depuis un autre poste ou une autre file avec Prendre et appeler décide si les visiteurs de cette file peuvent être pris. Il est activé pour la plupart des entreprises. Désactivez-le lorsqu’un visiteur doit rester avec la personne qui l’a appelé. Le réglage de la file du visiteur décide : le propriétaire d’une file décide si ses visiteurs peuvent être pris. Voir Appeler et servir et Marge du personnel et repères.
Questions fréquentes
| Question | Réponse |
|---|---|
| Quelle est la différence avec Transférer ? | Transférer envoie votre visiteur vers une autre file, à la fin, avec une nouvelle horloge. Prendre et appeler prend le visiteur d’un autre pour vous l’amener, sans le déplacer entre les files. |
| Quelle est la différence avec Prendre le poste ? | Prendre le poste reprend le poste lui-même à un collègue. Prendre et appeler prend un seul visiteur. Voir Prendre un poste. |
| Je ne trouve pas la tuile. | Vérifiez que vous êtes connecté à un poste, que le visiteur n’est pas déjà à vous ou dans votre propre file, et que le réglage de la file est activé. |
| Le personnel peut-il l’utiliser ? | Oui. Le personnel, les responsables et le propriétaire, dans un établissement où ils travaillent. |
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