Prendre rendez-vous en ligne (vos visiteurs)
Partagez un lien de rendez-vous et les visiteurs réservent eux-mêmes — ils choisissent un jour, une heure libre, ne remplissent que les informations que vous demandez, et confirment. Pas d’application, pas de compte. Cette page montre ce qu’ils voient, écran par écran.
Comment ils réservent
- 1Choisir un jour
- 2Choisir une heure
- 3Remplir les champs que vous avez activés
- 4Appuyer sur Confirmer le rendez-vous
La page s’ouvre avec le nom et le logo de votre entreprise. Le titre, les couleurs et la taille du texte se règlent dans Pages visiteur — voir Concevoir vos pages visiteur.
Elle existe en six langues et en choisit une toute seule, et le visiteur peut en changer avec le petit sélecteur de langue de la page — voir quelle langue voient les visiteurs.
Quels jours et quelles heures ils voient
C’est d’ici que vient presque chaque question du type « pourquoi ne peuvent-ils pas réserver ça ? », alors voici la règle complète.
| Règle | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Le premier jour est votre aujourd’hui | Calculé dans le fuseau horaire de l’entreprise. La page le dit : « Vous pouvez réserver à partir d’aujourd’hui. » Un visiteur dont le téléphone a déjà passé minuit voit quand même votre aujourd’hui. |
| Le dernier jour est votre Horizon de prise de rendez-vous | 365 jours à l’avance par défaut (un an). Vous pouvez le réduire jusqu’à un seul jour. Au-delà, le sélecteur de date ne va pas plus loin. |
| Les heures proposées viennent de vos horaires d’ouverture | Limitées à votre plage de rendez-vous en ligne (Ouverture et Fermeture des réservations — de 9 h à 17 h sauf si vous les changez), puis découpées en créneaux. La taille du créneau est votre Durée d’un créneau de rendez-vous, ou la durée du service choisi par le visiteur. Un rendez-vous garde toute la durée de son service — une heure qui chevaucherait un rendez-vous précédent pour le même fauteuil ou la même personne n’est pas proposée. Une pause déjeuner, un service coupé en deux ou une fermeture pour congés retire automatiquement des heures. |
| Chaque créneau accueille autant de rendez-vous que vous l’autorisez | Les rendez-vous par créneau sont réglés sur 1 par défaut, et peuvent monter jusqu’à 99. Quand la dernière place d’un créneau est prise, cette heure disparaît de la grille. |
Chaque heure de la page est à l’heure de votre entreprise, et la page l’indique — par exemple « Toutes les heures sont en GMT+8 — l’heure locale de l’établissement. » Cette ligne se répète sur la confirmation, car c’est l’écran que le visiteur capture.
Ce que vous leur demandez
Par défaut, un rendez-vous demande trois choses, et les trois sont obligatoires : leur nom, un numéro de téléphone ou un e-mail, et ce dont ils ont besoin (votre liste de services).
Vous pouvez désactiver chacune ou la rendre facultative, et ajouter une case véhicule ou plaque et une case note, dans Pages visiteur → Ce que vous demandez. Vous pouvez aussi demander combien de personnes viennent — c’est désactivé tant que vous ne l’activez pas. L’équipe voit ce nombre dans la liste des rendez-vous, et il est compté dans vos rapports une fois le visiteur enregistré. Un groupe reste un seul rendez-vous — il ne prend ni plus de temps ni plus de places, et votre taille de groupe maximale s’applique toujours. Ce que vous marquez comme obligatoire est imposé par turnda lui-même, pas seulement par la page — un rendez-vous sans nom ni contact est refusé même si quelqu’un l’envoie sans passer par le formulaire.
Les limites qui protègent votre journée de rendez-vous
| Limite | Ce qui se passe |
|---|---|
| 6 rendez-vous acceptés depuis une même connexion en une heure (valeur par défaut) | Vous pouvez le modifier pour chaque file, dans Réglages de la file → Rendez-vous (de 1 à 200). Le 7e est refusé : « Vous avez pris plusieurs rendez-vous depuis cette connexion durant la dernière heure. Patientez un peu avant de réserver à nouveau, ou contactez l’entreprise. » |
| 30 rendez-vous acceptés sur une même file en une heure | Les rendez-vous suivants sont refusés : « Cet établissement prend beaucoup de rendez-vous en ce moment. Réessayez dans un moment. » |
| Une heure qui vient d’être prise | Refusée avec « cette heure vient d’être prise » et ne consomme pas le quota. |
| Beaucoup d’annulations rapprochées | Le personnel reçoit une seule notification (« 3 rendez-vous annulés »), et non une par rendez-vous. |
La case de contact
| Situation | Ce qui se passe |
|---|---|
| La file utilise le téléphone et l’e-mail | Une seule case, intitulée Téléphone ou e-mail |
| La file n’utilise qu’un seul canal | Intitulée seulement Téléphone, ou seulement E-mail, pour ce seul canal — taper l’autre type est refusé sur-le-champ, et non ignoré en silence |
| Numéro de téléphone sans indicatif de pays | Repéré avant qu’ils n’appuient sur quoi que ce soit : « Ajoutez votre indicatif de pays — la partie qui commence par + (par exemple +1, +44 ou +234). » |
Sous la case de contact, dès qu’ils ont tapé quelque chose, une case à cocher propose la confirmation et le rappel. Elle est désactivée tant qu’ils ne la cochent pas — une case non touchée signifie aucun message du tout, quelles que soient les bonnes coordonnées.
Confirmation, et ce qui arrive
Le bouton Confirmer le rendez-vous reste inactif tant qu’une heure n’est pas choisie, pour qu’il ne puisse pas être appuyé trop tôt.
En cas de succès, le formulaire est remplacé par une coche verte et « Votre rendez-vous est réservé ! », avec la date et l’heure écrites en entier, le fuseau horaire, l’établissement concerné, et un lien intitulé Déplacer ou annuler ce rendez-vous.
L’écran affiche aussi une courte Votre référence à annoncer à l’accueil, et un choix Ajouter à mon calendrier (Apple / Outlook en fichier .ics, ou Google Agenda). Un visiteur qui n’a donné aucun e-mail n’a rien d’autre à retrouver, donc le téléphone mémorise la réservation : rouvrir le même lien de rendez-vous affiche Votre rendez-vous en haut avec Voir ou annuler. Elle est oubliée une fois le rendez-vous annulé, enregistré ou terminé.
Ce lien est la page de rendez-vous personnelle du visiteur — voir gérer un rendez-vous. Il vaut la peine de dire aux gens de le garder, car c’est ainsi qu’ils déplacent ou annulent sans vous téléphoner.
Fermé, complet et pris
La page ne fait jamais semblant. Chacun de ces cas est un écran différent, et savoir lequel transforme un appel confus d’un visiteur en une réponse de dix secondes.
| Situation | Ce que montre la page |
|---|---|
| Fermé pour le moment, mais prend encore des rendez-vous | Le formulaire fonctionne normalement avec une note en haut : « Nous sommes fermés pour le moment — vous pouvez tout de même prendre un rendez-vous pour plus tard. » C’est l’état habituel pour la plupart des visites du soir sur votre lien de rendez-vous. |
| Une file sans rendez-vous uniquement | « Ce lieu ne prend pas de rendez-vous » et « Rejoignez plutôt la file — vous serez appelé quand ce sera votre tour. », avec un bouton Rejoindre la file. |
| La file ne prend pas de rendez-vous | Tout le formulaire est remplacé par « Pas de rendez-vous acceptés pour le moment. » Cela couvre une file en pause, une file retirée, et une entreprise qui a utilisé toutes ses visites du mois — l’écran apparaît à la place du formulaire, et non après que quelqu’un l’a rempli. |
| Ce jour-là, il n’y a rien de libre | Au lieu d’une grille vide, la page nomme le jour suivant qui en a : « Aucun horaire libre ce jour-là. Le prochain est le jeudi 18 septembre. », avec un bouton Afficher ce jour qui y mène directement. |
| Quelqu’un a pris le créneau pendant qu’il tapait | « Ce créneau vient d’être pris — choisissez-en un autre. » La grille reste active et l’heure prise disparaît, pour que le prochain appui fonctionne. |
| Le lien est erroné ou périmé | « Ce lien n’est pas valide » et « Demandez au personnel de l’établissement le QR code ou le lien à jour. » C’est un problème de lien, pas une panne — la solution est de donner le QR code du jour. |
Quand quelque chose ne va pas
Trois défaillances se ressemblent pour un visiteur, et sont très différentes au fond.
| Ce qui se passe | Ce que dit la page | Motif |
|---|---|---|
| La page ne se charge pas | « Impossible de charger cette page de rendez-vous », avec un bouton Réessayer | Ne donne volontairement aucune consigne de vérifier leur connexion — la cause habituelle est un wi-fi d’entreprise partagé et chargé qui atteint notre propre limite de trafic, et dire à douze visiteurs d’un café de redémarrer leur box serait à la fois faux et inutile |
| Ils sont hors connexion | La page le dit | Un appui sur Confirmer est mis en attente plutôt que perdu — il passe dès que le réseau revient |
| Le rendez-vous n’a pas pu être confirmé | « Impossible de confirmer votre rendez-vous — vérifiez vos messages avant de réserver à nouveau. » | Le bouton Confirmer est définitivement désactivé sur cet écran — après cet échec, nous ne pouvons pas être certains que le rendez-vous n’a pas été enregistré, et un second appui pourrait laisser deux rendez-vous pour une personne à deux heures différentes |
Si deux personnes appuient sur Confirmer pour la dernière place libre dans la même seconde, l’une gagne et l’autre est informée que le créneau est pris.
Personne n’est réservé deux fois, et un visiteur qui appuie deux fois par erreur obtient le rendez-vous qu’il a déjà, et non un second.
Garde-fous sur la page de rendez-vous
| Ce qui se passe | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Le rendez-vous n’a pas pu être confirmée | La page demande au visiteur de vérifier ses messages avant de réserver à nouveau. |
| Trop de rendez-vous depuis une même connexion | Mise en pause avec un message simple. |
| Une journée fermée toute la journée, ou personne qui sert la file ne travaille | Aucune heure n’est proposée, et la recherche « et à quel moment ? » l’ignore. Une page périmée est refusée avec une phrase simple dans les six langues. |
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