Sans rendez-vous, notes et marqueurs

Au-delà d’appeler et de servir, chaque visiteur présent dispose d’un petit ensemble de tuiles toujours disponibles — ajouter du contexte pour votre équipe, faire passer quelqu’un devant quand c’est justifié, et obtenir de l’aide quand une visite a mal tourné. Voici cette boîte à outils, ainsi que la façon d’ajouter quelqu’un à la file à la main.

Quelqu’un au poste sans téléphone, ou qui préfère que vous le fassiez ? Appuyez sur Ajouter une personne sans rendez-vous dans l’en-tête de la File.

• Le personnel l’a aussi dans le menu d’actions rapides « + » de la barre du haut (sur un écran étroit, ces lignes passent dans le menu du compte).
• Les propriétaires et les responsables ajoutent les personnes sans rendez-vous depuis la page File.
• Le formulaire est volontairement minimal, et chaque champ est facultatif.

• Vous n’avez pas à saisir de mémoire l’indicatif du pays d’un numéro de téléphone. S’il manque, une note sous la zone le dit avant que vous n’ajoutiez quelqu’un — « Ajoutez l’indicatif du pays — la partie qui commence par + (par exemple +1, +44 ou +65). » Il n’est vérifié que lorsque le contact recevra effectivement des messages.
• Une personne par ajout sans rendez-vous. Le formulaire du poste ajoute un seul visiteur. Si votre file demande aux visiteurs combien de personnes les accompagnent, un compteur Combien de personnes apparaît sur le formulaire pour que vous saisissiez la vraie taille du groupe ; sinon il en ajoute une.

• Le nom, le contact et Ajouter à la file fonctionnent toujours, et la personne rejoint bien la file.
• Elle est simplement enregistrée sans service, ce que vous pourrez corriger plus tard.

• Si le bouton fonctionne mais que l’enregistrement est refusé, la phrase indique la vraie raison, et chacune a sa propre solution.
• En dehors des horaires d’ouverture.
• Nouvelles inscriptions suspendues.
• À sa limite de capacité.
• La file est retirée.
• Le commerce a utilisé toutes ses visites du mois, donc les nouvelles inscriptions sont suspendues.
• Le compte est en cours de fermeture.

Ajouter une note joint une courte note à la visite — « a besoin d’un accès fauteuil roulant », « payé en espèces », « place côté fenêtre ».

• Ce que le visiteur a écrit pour vous dans le formulaire d’inscription est une ligne de plus dans la même liste, intitulée « Du visiteur ». Le personnel ne peut pas la retirer.
• La ligne du visiteur porte un petit compteur de notes et la plus récente, pour que vous sachiez qu’il faut regarder.

Deux outils différents, faciles à confondre.

Les visiteurs marqués deviennent aussi filtrables — des pastilles apparaissent au-dessus de la liste d’attente. Voir Marge du personnel et marqueurs.

• Vous avez choisi le mauvais niveau de priorité ? Le même visiteur affiche alors Retirer {tier}, ce qui le remet dans l’ordre normal.
• Vous avez marqué urgence par erreur ? Le même visiteur affiche maintenant Remove emergency — un clic pour revenir à la normale.

Exemple. Une clinique marque un visiteur en orange « interprète nécessaire » pour que la salle qui l’appelle soit prête — sa place dans la file ne bouge pas. Une minute plus tard, un cas de douleur thoracique arrive — Marquer comme urgence, et il passe le suivant, point final.

Deux tuiles sur le panneau d’un visiteur présent — Modifier le contact et Contact et messages — ouvrent la même fenêtre. Elle répond à ce qu’on demande au comptoir quand quelqu’un dit « je n’ai jamais reçu le message » : où les joindre, ce que nous avons envoyé, et puis-je le renvoyer. Toute personne qui peut servir ce visiteur à cet établissement — personnel, responsable ou propriétaire — peut l’utiliser ; une personne d’un autre établissement ne le peut pas.

• L’ancienne adresse est conservée pour vos dossiers. Le journal d’activité indique « Contact modifié de … à … par …, à la demande du visiteur ». Quand les données de ce visiteur sont effacées, l’ancienne adresse de cette entrée est effacée avec elles, et l’entrée l’indique.
• Chaque message envoyé par turnda à ce visiteur est listé — quel message, sur quel canal, à quelle adresse, quand, et ce qu’il est devenu — avec une ligne de décompte du type « 4 envoyés · 1 échec ».
• WhatsApp ne fonctionne que pendant 24 heures après le dernier message du visiteur. En dehors de cette fenêtre, Renvoyer est grisé et la fenêtre indique pourquoi, puis propose Passer à une adresse e-mail — ou de montrer au visiteur son QR code au poste. turnda n’envoie jamais de modèle WhatsApp payant pour contourner cela.

• Un visiteur qui a donné un contact en rejoignant reçoit déjà tout seul son message de place dans la file et l’alerte « presque votre tour »Le seul message automatique par visite, envoyé quand un visiteur atteint la position d’alerte de votre file (position 1 par défaut), avec son numéro et son lien de suivi.. Cette tuile sert à renvoyer le lien de suivi quand quelqu’un l’a perdu ou a rejoint à l’accueil.
• Signaler un problème est envoyé à turnda ; ce n’est pas une note sur le visiteur — utilisez Ajouter une note pour cela.

• C’est le seul endroit pour le trouver — si vous voulez le dossier sans rien signaler, ouvrez Signaler un problème et prenez le téléchargement.

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