Deux réglages de délai se trouvent directement dans leur message : quand l’avertissement « Presque votre tour » part, et combien de temps avant le rappel de rendez-vous est envoyé.
L’avertissement « Presque votre tour »
| Réglage | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Quand l’envoyer | À quelle distance du début un visiteur doit être avant que l’alerte parte — de 1 à 10 positions. Dans Réglages de la file → Messages et délais, cela s’appelle Envoyer « c’est bientôt votre tour » à la position. |
| Par défaut | 1 : seulement la personne suivante, ce qui le rend précis. Réglez-le plus haut, par exemple à 3, pour donner aux gens plus de temps pour revenir. |
| Où | Par file, de sorte qu’un comptoir rapide et un comptoir lent peuvent différer. Sur la page E-mail, il se trouve sous le moment « Presque votre tour » ; le même réglage est toujours dans Réglages de la file → Messages et délais — c’est un seul réglage, affiché aux deux endroits. |
| Quels messages il règle | Le même moment pour tous les canaux : l’e-mail, et le deuxième message WhatsApp (« bientôt votre tour »). Les SMS, une fois un pays ouvert, l’utilisent aussi. |
L’avertissement part une fois par attente : si le personnel renvoie quelqu’un à la fin de la file, il repart pour la nouvelle attente.
Le rappel de rendez-vous
| Réglage | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Quand envoyer le rappel | Combien de temps avant un créneau réservé le rappel unique est envoyé — de 1 heure à une semaine (168 heures). La valeur par défaut est 24 heures. La page E-mail propose 1, 2, 3, 6, 12, 24, 48, 72 et 168 heures ; dans les Réglages de la file, cela s’appelle Délai du rappel de rendez-vous. |
| Choisir le délai adapté | Un jour à l’avance pour la plupart des rendez-vous ; quelques heures pour les créneaux du jour même. |
Le rappel passe e-mail uniquement : si longtemps avant la visite, la fenêtre de discussion WhatsApp est déjà fermée. Un rendez-vous pris avec seulement un numéro de téléphone conserve donc son lien de suivi à la place.
Quand le rappel est retenu ou abandonné
| Situation | Ce qui se passe |
|---|---|
| Le rappel tomberait entre 21:00 et 08:00 sur l’horloge de l’établissement | Il part plutôt à 21:00 — ce soir-là, ou la veille au soir s’il était dû après minuit — pour que personne ne soit réveillé. Par exemple, un rendez-vous à 08:00 avec un délai de 3 heures serait dû à 05:00, donc le rappel part à 21:00 la veille au soir. Il n’est jamais envoyé que plus tôt que le délai, jamais plus tard. |
| L’heure de début du rendez-vous est déjà passée | Aucun rappel n’est envoyé — après une longue panne, il est ignoré discrètement, et la File ne le signale pas comme « Non joint ». |
| Le rendez-vous n’est plus réservé | Aucun rappel n’est envoyé. |
La case des délais est absente ? Chaque réglage de délai n’apparaît que lorsque son message est activé. Activez d’abord « Presque votre tour » ou « Rappel de rendez-vous », et son réglage de délai apparaît en dessous. Il n’y a qu’un seul rappel par rendez-vous, pas de second rappel. Un rendez-vous pris, ou déplacé, pour une heure déjà comprise dans le délai du rappel ne reçoit pas de rappel séparé, car sa confirmation ou son message de déplacement vient de tout dire au visiteur.