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Planning : qui travaille quand

Planning sert à dire quand vous êtes ouvert et, si vous le voulez, qui travaille quand. Les visiteurs voient alors qui est là et qui est absent, et un rendez-vous avec une personne nommée n’est proposé que les jours où cette personne travaille.

Propriétaire et responsable Où : Planning 6 min de lecture

Réponse rapide. Chaque entreprise peut utiliser l’onglet Horaires. Tout ce qui concerne les personnes — quarts, roulements, congés — n’apparaît qu’une fois que le propriétaire active la Planification du personnel. C’est un interrupteur pour toute l’entreprise, et le désactiver ne supprime rien.

Exemple Un salon de coiffure a deux coiffeurs, Maya et Ben. Maya travaille du mardi au samedi et Ben du lundi au vendredi. Planification du personnel activée, un visiteur qui demande Maya ne se voit proposer que le mardi au samedi, et la page indique « Pas là aujourd’hui » le jour où Maya est en congé. Désactivée, tout visiteur peut demander l’un ou l’autre à n’importe quel jour d’ouverture.

Qui voit Planning

Personne	Ce qu’elle voit
Propriétaire	Tout, dans chaque établissement. Seul le propriétaire peut activer ou désactiver la planification du personnel.
Responsable	Le planning des établissements qu’il gère. Il voit l’onglet Horaires pour modifier les heures d’ouverture. Une fois la planification du personnel activée, il voit aussi Règles, Quarts, Roulements, Personnel et Congé — tant que le propriétaire lui a laissé l’autorisation Gérer le planning. Voir Qui peut gérer le planning.
Personnel	Pas de page Planning. Pendant que la planification du personnel est activée, il a à la place Mon calendrier, qui n’affiche que ses propres jours et rendez-vous.

Les onglets

Les onglets suivent l’ordre du travail. Chacun a sa propre page dans ce centre d’aide.

Onglet	À quoi il sert	En savoir plus
Règles	Quelques interrupteurs pour tout l’établissement — ce que le planning vérifie, ce qui se passe en cas de congé, ce que les visiteurs peuvent faire, et la règle du poste.	Planning : Règles
Horaires	Quand l’établissement et chaque file sont ouverts, les jours particuliers, et la copie des horaires vers d’autres établissements. Toutes les entreprises ont cet onglet.	Planning : Horaires
Quarts	Les blocs d’heures nommés pendant lesquels les personnes travaillent, comme « Matin » ou « Journée complète ».	Planning : Quarts
Roulements	Une semaine de quarts qui se répète. Vous la construisez une fois et la donnez aux personnes.	Planning : Roulements
Personnel	La semaine de tout le monde, une vue Aujourd’hui, et Affecter pour donner son planning à chacun.	Planning : la semaine et Affecter
Congé	Qui est absent, qui remplace, et ce qui arrive à ses visiteurs.	Planning : Congé et remplacement

Au-dessus des onglets, le panneau Contrôles du planning vous signale les trous et les conflits avant qu’un visiteur ne les rencontre — voir Contrôles du planning.

Les cinq étapes de configuration

Tant qu’il reste quelque chose à faire, chaque onglet porte un numéro, et le suivant affiche une petite étiquette À faire maintenant. Une coche signifie terminé. Une étape qui ne vous concerne pas affiche « Inutile » — par exemple Services et Plannings quand tout le monde travaille simplement à vos heures d’ouverture. Rien n’est verrouillé : vous pouvez ouvrir n’importe quel onglet à tout moment.

Règles. Lisez les choix habituels, modifiez ce que vous voulez, puis appuyez sur Enregistrer les règles. Ils sont déjà activés de la manière habituelle, donc l’enregistrement est rapide. Enregistrer termine l’étape 1 et propose Aller aux horaires.
Horaires. Indiquez quand vous êtes ouvert. L’étape 2 est terminée une fois que l’établissement a des horaires d’ouverture.
Quarts. Ajoutez les blocs d’heures pendant lesquels les personnes travaillent, ou créez-les à partir de vos horaires d’ouverture.
Roulements. Construisez une semaine de quarts et laissez-la se répéter.
Personnel. Appuyez sur Affecter pour placer des personnes sur un planning.

Quand les cinq sont terminées ou inutiles, les numéros disparaissent et les onglets ne portent plus que des mots simples.

Activer la planification du personnel

Tant que le propriétaire ne l’active pas, l’onglet Personnel affiche Définissez qui travaille et quand avec trois façons de commencer. Chacune active la planification du personnel et vous emmène au bon endroit.

Choix	Ce qu’il fait
Enregistrer simplement qui est absent	Active la planification et ouvre Congé. Choisissez la personne et les dates — rien d’autre à configurer. Les autres continuent de travailler dès que la file est ouverte.
Tout le monde travaille aux horaires d’ouverture	Active le planning et coche « Travaille à chaque ouverture » pour tout le monde. Vous ne modifiez ensuite que les jours particuliers. Il suit exactement les plages d’ouverture : un jour avec trois plages ou plus donne un quart par plage, la personne est donc absente entre elles et présente pour chaque plage ouverte. Dans un établissement toujours ouvert, personne n’a de quart.
Nous travaillons par quarts	Active la planification et commence par Règles, puis Horaires, Quarts et Roulements.

Une fois activée, la page vous indique quelles files suivent désormais le planning. Une file qui ne suit pas le planning l’ignore.

La désactiver

L’interrupteur La planification du personnel est activée se trouve en bas de Règles, et seul le propriétaire le voit. Le désactiver demande une confirmation.

Les visiteurs, dans chaque établissement, ne voient plus qui est là, qui est absent et quand une personne revient, et peuvent à nouveau choisir n’importe quelle personne sur une file.
Les rendez-vous avec une personne nommée sont proposés tous les jours où la file est ouverte.
Rien n’est supprimé. Vos quarts, roulements et congés sont conservés. Réactivez-la et tout revient.

Questions fréquentes

Question	Réponse
Une personne n’a pas d’horaire. Les visiteurs peuvent-ils quand même la choisir ?	Oui. Une personne sans quart, roulement ou congé travaille dès que la file est ouverte, exactement comme avant l’existence du planning.
Cela change-t-il ce que voit un visiteur aujourd’hui ?	Seulement sur les files qui suivent le planning. Chaque file a un interrupteur Suit le planning — voir l’onglet Personnel.
Où vont mes horaires d’ouverture ?	Dans l’onglet Horaires. Les horaires fonctionnent pour toutes les entreprises, avec ou sans planification du personnel.
J’ai modifié quelque chose dans le passé par erreur.	Une modification d’un jour déjà passé corrige le dossier et le rapport. Elle ne change pas ce que les visiteurs ont vu ce jour-là.
Qui est prévenu quand un quart change ?	La personne reçoit une notification dans la cloche, « Votre quart a changé ». Cela couvre un changement fait avec Définir un quart pour plusieurs, un gérant qui modifie sa propre semaine, la copie de la semaine ou d’un jour d’une personne, l’enregistrement des semaines d’un roulement, et un remplaçant nommé pendant un congé. Annuler un changement fait à plusieurs personnes les prévient de nouveau.
Que voit un visiteur quand quelqu’un est absent ?	« Absent aujourd’hui · de retour … ». Si la personne revient dans les six jours, le jour est nommé ; sinon, une date courte s’affiche, comme « de retour le 11 nov. ».
Quel jour la semaine d’un nouvel établissement commence-t-elle ?	Cela suit le fuseau horaire de l’établissement : le dimanche pour les États-Unis, le Canada, le Brésil, le Mexique, le Japon, les Philippines et Israël, le samedi pour le Golfe et l’Égypte, le lundi ailleurs. Les établissements existants ne changent pas, et vous pouvez le modifier à tout moment sous Horaires, La semaine commence le.
Quelqu’un travaille au-delà de minuit. De quel jour s’agit-il ?	Après minuit, Aujourd’hui liste encore une personne du quart de la veille au soir dans la colonne de ce quart, et mesure le « retard » à partir du début de ce quart.