Planning : Règles
Règles regroupe les quelques décisions qui déterminent le fonctionnement du planning dans un établissement. Chacune est un interrupteur unique ou un court choix, et chacune prend effet dès que vous l’activez.
Qui peut modifier les règles
Le propriétaire, ou un responsable de cet établissement qui a Gérer le planning. Les autres personnes qui peuvent ouvrir l’onglet voient les interrupteurs grisés, avec la raison au survol : « Seuls les propriétaires et les responsables peuvent modifier ceci ». Les règles s’appliquent à un seul établissement. Si vous gérez d’autres établissements, un bouton Copier vers… en haut copie ces règles vers eux. Vous cochez les lieux, voyez lesquels seront remplacés, confirmez, et pouvez utiliser Annuler pendant un court instant ensuite.
Enregistrer la première fois
- Ouvrez Planning et restez sur Règles. Tant que cette étape est ouverte, la page indique : « Ce sont les choix habituels, déjà activés — sauf les deux règles, qui démarrent désactivées. Modifiez ce que vous voulez, puis appuyez sur Enregistrer — l’enregistrement termine l’étape 1. » Une fois enregistrée, l’étape 1 est terminée.
- Modifiez ce que vous voulez.
- Appuyez sur Enregistrer les règles. La page indique « Règles enregistrées — l’étape 1 est terminée. Ensuite : vos horaires d’ouverture. » et propose Aller aux horaires.
Une fois l’étape 1 terminée, il n’y a plus de bouton Enregistrer. Chaque interrupteur s’enregistre automatiquement et affiche « Enregistré ».
Toutes les règles
| Groupe | Règle | Ce qu’elle fait | Réglage habituel |
|---|---|---|---|
| Ce que nous vérifions | Deux lieux | Vérifie qu’une même personne n’est pas prévue sur deux files, ou dans deux établissements, en même temps. | Activé |
| Ce que nous vérifions | Mêmes heures, deux files | Vérifie qu’une personne n’est pas prévue aux mêmes heures sur deux files de ce lieu, sans file choisie ces jours-là. | Activé |
| Ce que nous vérifions | Quarts qui se chevauchent | Vérifie qu’une personne n’a pas deux quarts le même jour dont les horaires se chevauchent. | Activé |
| Ce que nous vérifions | Hors horaires | Vérifie qu’un quart ne commence pas avant l’ouverture de la file ni ne finit après sa fermeture. | Activé |
| Ce que nous vérifions | Remplaçant absent | Vérifie qu’une personne qui remplace un congé n’est pas absente, ni en repos, l’un de ses jours. | Activé |
| Ce que nous vérifions | Rendez-vous | Vérifie les rendez-vous avec une personne nommée à un moment où cette personne ne travaille pas. | Activé |
| Ce que nous vérifions | File vide | Vérifie un jour où la file est ouverte et où personne n’est prévu. | Activé |
| Ce que nous vérifions | Sans horaire | Vérifie une personne de cet établissement sans planning type ni horaires propres. | Activé |
| Congé | Toujours demander qui remplace | Chaque congé doit avoir une personne qui remplace, ou « Personne ne remplace ». Désactivé : la question peut rester vide. | Activé |
| Congé | Transférer les rendez-vous au remplaçant | Le premier choix proposé lorsqu’un congé a des rendez-vous. Désactivé : le premier choix est « Les laisser telles quelles ». Vous pouvez quand même choisir pour chaque congé. | Activé |
| Visiteurs | Permettre aux visiteurs d’attendre quelqu’un qui commence dans l’heure | Les visiteurs peuvent choisir une personne dont le quart commence bientôt. Désactivé : une personne qui n’est pas encore arrivée ne peut pas être choisie. | Activé |
| Visiteurs | Si leur personne est absente, n’importe qui sur cette file peut les appeler | Désactivé : seul le poste de cette personne peut appeler les visiteurs qui l’ont demandée. | Activé |
| Horaires | Considérer quelqu’un comme absent après | Nombre de minutes après le début du quart. Vous choisissez 5, 10, 15 ou 30. | 10 min |
| Horaires | Me prévenir quand quelqu’un n’est pas présent | Déclenche un avertissement, « … est planifié mais n’est pas là. Les visiteurs qui l’attendent ne peuvent pas être appelés. », ce nombre de minutes après le début d’un quart. Il s’affiche dans Réclame votre attention sur le Tableau de bord et dans le badge orange Avertissements à côté de la cloche, pas dans la cloche. Il n’est jamais affiché pour une personne qui ne se connecte pas. | Désactivé |
| Horaires | Repérer à l’avance les contrôles | Nombre de jours à l’avance que les contrôles examinent. Vous choisissez 7, 14 ou 30. | 14 jours |
| Postes | Le personnel ne peut prendre un poste qu’autour de son quart | N’apparaît que si l’établissement a des postes. Voir ci-dessous. | Désactivé |
| Planification du personnel | La planification du personnel est activée | Un interrupteur pour toute l’entreprise. Seul le propriétaire le voit. | Le choix du propriétaire |
Un contrôle désactivé n’est pas exécuté, et sa tuile sur le panneau Contrôles du planning affiche « Désactivé dans les Règles ». Désactiver un contrôle ne supprime rien. Voir Contrôles du planning.
La règle des postes
Le personnel ne peut prendre un poste qu’autour de son quart empêche quelqu’un de se connecter à un poste bien avant ou bien après l’heure où il doit travailler. Lorsqu’elle est activée, une personne qui a un planning peut prendre un poste à partir de 30 minutes avant le début de son quart jusqu’à 30 minutes après sa fin.
- Elle ne s’applique qu’au moment où quelqu’un prend un poste. Personne n’est déconnecté, et personne n’est jamais arrêté pendant qu’il est avec un visiteur.
- Les personnes sans quart ne sont pas concernées. Les propriétaires et les responsables de cet établissement ne sont jamais refusés.
- Une personne qui remplace quelqu’un, ou qui prend un poste à la place de quelqu’un d’autre, n’est jamais refusée.
- Passées les 30 minutes, une personne dont le quart est terminé est toujours admise lorsque personne d’autre n’est prévu sur cette file, ou que la personne prévue n’est pas là.
- Si le planning ne peut pas être lu, la réponse est oui. Un enregistrement défectueux ne peut jamais bloquer l’accès à votre commerce.
- Elle ne limite pas la connexion à turnda elle-même, seulement la prise d’un poste. Reprendre le poste d’un collègue suit la même règle.
- Une personne refusée lit : « Vous n’êtes pas planifié maintenant. Demandez à votre responsable si c’est une erreur. (Règle : Postes seulement autour d’un quart — Planning › Règles.) »
Me prévenir quand quelqu’un n’est pas présent
« In » signifie connecté à turnda, à un poste, ou avec un visiteur — selon ce qui est vu en premier. Il ne tient pas compte des pauses, des formations ni du travail hors de la salle.
- L’avertissement nomme le lieu et la personne, par exemple « Orchard · Maya est planifiée mais n’est pas là. Les visiteurs qui l’attendent ne peuvent pas être appelés. », et son bouton est Ouvrir le planning. D’autres avertissements de planning dans la même liste disent « personne n’est planifié … » ou « … n’a pas d’horaire ».
- Il disparaît tout seul quand la personne arrive ou est mise en congé. Vous pouvez le Reporter jusqu’à la fermeture depuis la liste du badge.
- Il va au propriétaire et aux responsables de cet établissement qui ont Gérer le planning. Le personnel ne le voit pas.
- Une personne qui ne s’est jamais connectée est affichée comme « Ne se connecte pas » et n’est jamais signalée en retard.
Désactiver la planification du personnel
Le propriétaire peut tout désactiver depuis le dernier groupe de cet onglet. Une boîte demande : Désactiver la planification du personnel ? Choisissez Désactiver la planification du personnel pour confirmer, ou Garder activée pour annuler. Vos quarts, plannings types et congés sont conservés — la réactivation les fait revenir. Ce que les visiteurs cessent de voir est listé dans Planning : qui travaille quand.
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