Parcours (visites en plusieurs étapes)

Un parcoursLe trajet complet d’une visite qui passe par plusieurs étapes dans l’ordre (par exemple l’accueil, puis la consultation, puis la pharmacie). Chaque étape est sa propre file. enchaîne plusieurs filesLa file que les visiteurs rejoignent et où ils attendent. Un établissement peut en gérer plusieurs. Vous l’avez peut-être entendu appeler « zone ». en une seule visite guidée (Accueil → Consultation → Retrait) pour un visiteur qui doit voir deux personnes à la suite, et le visiteur suit tout sur un seul lien de suivi.

Un parcours est un ensemble ordonné d’étapes, chacun adossé à une vraie file avec ses propres postes, horaires et règle de service. Il lui faut au moins deux étapes : une seule étape n’est qu’une file normale. Le première étape du visiteur est l’inscription elle-même.

Trouvez Parcours dans le menu de gauche, sous Configuration et design : c’est réservé au propriétaire, donc un responsable ou un membre du personnel ne verra pas cette ligne. Vous pouvez aussi taper « parcours » dans la palette de commandesLe raccourci de recherche de la barre du haut de l’application : tapez le nom d’une page ou d’un réglage et allez-y directement. et appuyer sur Entrée.

Il existe deux accès à la même chose.

• La modification demande d’abord confirmation (« Modifier le déroulement d’une visite ? ») car elle restructure la file pour tous ceux qui s’inscrivent à partir de maintenant. Les personnes déjà en attente gardent leur place.
• Les propriétaires et les responsables peuvent la changer, sauf si le propriétaire a désactivé cette option pour les responsables.
• Sur une file à plusieurs étapes, Ajouter une étape (propriétaire uniquement) crée une file entière pour cette étape, la place à la fin de l’ordre, et vous demande de nommer son poste : elle ne peut pas être enregistrée sans.
• La toute première étape est fixe : c’est l’entrée, celui où les gens s’inscrivent, donc il ne peut ni être déplacé ni être retiré.
• Retirez tout autre étape et la file elle-même subsiste : elle cesse simplement de faire partie de ce parcours. L’application affiche « Cette modification ne concerne que les nouveaux visiteurs » : les personnes déjà engagées dans le parcours gardent les étapes avec lesquels elles ont commencé.
• Vous pouvez Dupliquer un parcours vers un autre établissement : il fait correspondre les étapes par nom de file. Une étape dont le nom n’existe pas là-bas est ignoré, et l’on vous indique combien n’ont pas trouvé de correspondance.

Tout ce qui concerne un parcours relève du propriétaire : le créer, le réordonner, le supprimer. Un responsable peut voir les parcours des établissements qu’il dirige, et peut basculer une file entre une étape et plusieurs, mais il ne rédige pas le parcours lui-même.

Tous les visiteurs n’ont pas besoin de chaque étape. Dans une clinique, quelqu’un qui retire ses médicaments n’a pas besoin du médecin. Chaque service peut avoir son propre trajet à travers les étapes, et vous le réglez sur une seule grille.

• Les étapes suivantes sont en lecture seule. Sur une étape suivante, Services affiche Services qui passent par ici, avec un bouton Ouvrir suivi du nom de la première étape, qui vous ramène à la première étape. Seul Minutes ici peut être modifié sur cette étape.
• Les visiteurs choisissent à la première étape. La page d’inscription, la borne et la prise de rendez-vous proposent la liste de la première étape.
• Un visiteur sans service passe par tous les étapes, comme auparavant.
• Rien n’a changé pour les files que vous aviez déjà. Chaque service a commencé en passant par chaque étape qui correspondait déjà à son nom. Regardez la grille avant de vous y fier.
• Si un service figure sur une étape mais sur aucun trajet, l’étape indique « Également sur cette étape, ne fait partie d’aucun trajet », avec les noms. Ils fonctionnent toujours par nom.

Disons que l’étape Consultation est fermé le lundi 19 octobre parce que les médecins sont absents. La Pharmacie est ouverte.

• Les visiteurs gardent leur place. Quand un visiteur passe à l’étape suivante, celui-ci le place selon son heure d’arrivée initiale : il ne retombe jamais en fin de file. Quelqu’un arrivé à 9:00 qui atteint la consultation à 9:20 passe devant une personne arrivée à la consultation à 9:10. Chaque étape reste une file distincte, donc on y affecte du personnel selon la charge réelle qu’il voit.
• Une étape suivante fermée met poliment en pause. Si l’étape suivante n’est pas ouverte, le parcours attend — et le visiteur est invité à patienter, même si le réglage Notifier de cette étape est désactivé. Notifier désactivé ne rend silencieux que le passage de relais quand l’étape est ouverte.
• Les modifications s’appliquent aux nouvelles visites. Modifiez un parcours et les personnes déjà en cours gardent la version avec laquelle elles ont commencé : une modification ne laisse jamais quelqu’un bloqué au milieu de sa visite.
• Le chiffre « en attente » de chaque étape compte toute la file : chaque personne active à cette étape (en attente, appelée, en service ou en pause), et pas seulement celles qui suivent un parcours. Un passage au poste de votre pharmacie est compté aussi.
• Le service d’une personne est traité à part : envoyer quelqu’un plus loin, modifier ses étapes restantes, réenregistrer un absent et laisser entrer à un arrêt un visiteur retenu sont tous décrits dans Faire fonctionner une visite en plusieurs étapes.

Leur place est conservée d’une étape à l’autre, mais l’horloge d’attente de chaque étape repart à leur arrivée : quelqu’un peut donc attendre un bon moment à l’accueil, attendre à nouveau à la consultation, et ne jamais paraître « en retard » à aucun des deux. Chaque étape ne voit que sa propre part de l’attente.

Le réglage Mesurer l’attente comme, dans Réglages de la file → Ordre de service, détermine lequel de ces deux modes surveille le filet de sécurité d’attente maximale.

• Le temps de service ne compte pas, quel que soit le réglage : une consultation approfondie de vingt minutes est de la prise en charge, pas de la file d’attente, et elle ne doit jamais repousser la personne suivante.
• Le temps en dehors de vos heures d’ouverture ne compte pas : un visiteur revenu le lendemain matin n’est pas crédité de la nuit, ce qui l’enverrait directement en tête d’une file qu’il vient juste de rejoindre. Une pause manuelle d’un responsable est différente : ce temps compte toujours.

• C’est le chiffre que compte réellement le visiteur.
• Laissez-le sur Par étape lorsque chaque étape est doté de personnel et jugé séparément.
• Il ne fait jamais rien avec Premier arrivé, premier servi. Toutes les autres règles l’utilisent, et laisser vide la limite d’attente maximale ne le désactive pas : cela utilise simplement la valeur par défaut de turnda, 20 minutes.

Quitter l’éditeur de parcours avec des modifications non enregistrées vous demande d’abord de confirmer.

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