Planning : la semaine et Affecter
L’onglet Personnel est l’endroit où le planning prend vie. Il montre la semaine de tout le monde dans un établissement, une vue d’aujourd’hui, et les boutons qui donnent leur horaire aux personnes.
Qui voit cet onglet
Le propriétaire le voit toujours. Un responsable le voit une fois la planification du personnel activée et si Gérer le planning lui est accordé. Le personnel ne le voit jamais. Avant l’activation de la planification du personnel, le propriétaire voit Définissez qui travaille et quand à la place — voir Planning : qui travaille quand.
Affecter — donner un horaire aux personnes
- Appuyez sur Affecter, le bouton principal de la ligne du haut de l’onglet.
- Sous Ce qu’on leur donne, choisissez Un roulement et lequel, ou choisissez Travaille à chaque ouverture. « Travaille à chaque ouverture » signifie pas de planning — elles travaillent à chaque heure où la file est ouverte, à partir de la date choisie. Un planning qu’elles suivaient se termine la veille.
- Sous Qui, appuyez sur + Ajouter une file ou une personne. Ajoutez une file entière (par exemple « File entière : Accueil · 4 ») ou des personnes nommées, dans l’ordre que vous voulez. Retirez-en une avec la petite croix.
- Choisissez la date Du à laquelle cela commence.
- Lisez le résumé, puis appuyez sur Affecter à 3 personnes. Il indique combien de personnes auront des quarts à partir de cette date, combien quittent quel planning, combien sont déjà sur ce planning (rien ne change pour elles) et combien de rendez-vous avec une personne nommée tomberaient en dehors des nouveaux horaires. S’il y en a, vous choisissez ce qui leur arrive : les transférer à la première personne disponible, ou les laisser telles quelles.
- Le bouton reste grisé tant que vous n’avez pas choisi un planning, choisi les personnes, et qu’il y a quelqu’un à affecter. Passez la souris dessus pour voir ce qui manque.
- Un planning qui se répète sur plusieurs semaines le dit : « Se répète toutes les 2 semaines · les personnes rejoignent son premier groupe. » Les personnes que vous ajoutez ici rejoignent le premier groupe ; pour en mettre une dans un autre groupe, ouvrez le planning.
- Si vous n’avez pas encore fait de planning, la case le signale : « Vous n’avez pas encore fait de roulement. Créez-en un sur la page Roulements, ou choisissez « Travaille à chaque ouverture » ». »
La semaine
La vue Semaine a une ligne par personne et une colonne par jour. Utilisez les flèches pour la semaine précédente et suivante, et Rechercher une personne pour chercher. Le filtre Personne affiche Tout le monde ou une seule personne — pratique pour un responsable qui vérifie la semaine d’une personne, et c’est ce qu’ouvre le bouton calendrier de la page Équipe. Le filtre des files affiche Toutes les files ou une seule file, et Tout l’établissement montre les personnes qui ne servent aucune file. L’en-tête de chaque file indique combien de personnes elle compte et possède un bouton pour les masquer ou les afficher.
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Une tuile avec une lettre, par exemple B | Le quart du jour. Deux tuiles signifient une journée coupée en deux. |
| Une case en pointillés | Une modification d’un seul jour par rapport à un planning. |
| Case hachurée, Congé | La personne est absente. |
| Jour de repos | Ce n’est pas un jour travaillé dans son planning. |
| fermé | La file n’ouvre pas ce jour-là. |
| Un tiret | Pas de planning : la personne travaille à chaque ouverture de la file. |
| Semaine propre | Leur propre rythme, et non un planning partagé. |
| Modifié ensuite | Un jour déjà commencé a été modifié. Le rapport garde les heures d’origine. |
Une légende sous la semaine explique ces repères. La ligne de chaque personne affiche aussi ses heures de la semaine. Chaque file est-elle couverte ?, sous la grille, indique pour chaque jour combien de personnes travaillent sur chaque file, et toute plage où la file est ouverte sans personne. Appuyez sur Corriger, ou sur le bouton de la file, pour voir qui pourrait remplacer.
Modifier un jour
Cliquez sur la case d’une personne pour un jour. Une fenêtre demande Choisissez ce qu’est ce jour — un quart, deux quarts pour une journée coupée en deux, ou un jour de repos — puis Combien de temps cela dure.
| Combien de temps | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Ce jour seulement | Ne change que cette date. Leur planning n’est pas modifié. |
| Tous les mardis à partir de maintenant | Donne à la personne sa propre semaine à partir de ce jour, copiée de son planning avec cette seule modification. |
| Modifier le planning pour tout le monde | Ouvre le planning. Proposé quand le planning se répète sur plus d’une semaine, car un seul jour de la semaine ne peut pas changer pour une seule personne. |
| Remettre sur leur planning | Replace la personne sur le planning partagé. Sa semaine propre cesse de s’appliquer. |
| Mettre ce jour en congé | Ouvre le Congé avec la personne et le jour déjà remplis. |
- Si le jour a déjà commencé, la fenêtre le signale : « Cette journée a déjà commencé — le rapport garde les horaires d’origine. » La modification est enregistrée et affichée comme « Modifié ensuite ».
- Si la personne est en congé ce jour-là, le congé passe en premier. Une modification n’apparaît qu’une fois le congé retiré.
- Un jour passé corrige le dossier et le rapport. Il ne change pas ce que les visiteurs ont vu ce jour-là.
- Retirer cette modification supprime une modification d’un seul jour, pour que le planning réapparaisse.
Modifier plusieurs cases d’un coup
Cochez des cases — une seule case, toute la semaine d’une personne, un jour, tout le monde sur une file, ou tout ce qui est affiché. Une barre apparaît en bas indiquant combien de personnes et de cases vous avez choisies.
| Bouton | Ce qui se passe |
|---|---|
| Définir un quart | Donne le quart choisi (ou deux, pour une journée coupée en deux) aux cases sélectionnées, ces jours seulement. Cela ne change le planning de personne. |
| Horaires propres… | Donne aux personnes sélectionnées leur propre début et leur propre fin pour ces jours. |
| Affecter | Ouvre Affecter pour les personnes sélectionnées. |
| Congé | Ouvre le Congé pour les personnes sélectionnées. |
| Copier vers d’autres semaines | Copie les cases sélectionnées sur les prochaines semaines. Il indique combien de modifications d’un seul jour seraient remplacées dans ces semaines. Un congé n’est jamais copié ni écrasé. |
| Effacer | Retire les modifications d’un seul jour des cases sélectionnées. |
Chaque action se termine par « Fait — … défini sur 4 cases. » et un bouton Annuler pendant quelques secondes. Si une partie ne peut pas être rétablie parce que quelqu’un d’autre l’a modifiée, la page indique ce qui a été rétabli et ce qui a été laissé de côté.
Même semaine qu’une autre personne
Sur la ligne d’une personne, Même semaine que… lui donne l’horaire d’une autre personne à partir d’aujourd’hui. Recherchez la personne, et une phrase vous indique exactement ce qui va se passer — par exemple « Priya travaillera la semaine Boutique, comme Ben, à partir d’aujourd’hui. » Appuyez sur Copier la semaine. Si l’autre personne suit un planning qui se répète sur plusieurs semaines, la copie commence à la première semaine de ce planning. Si l’autre personne travaille à chaque ouverture, il n’y a pas de semaine à copier et le choix est grisé.
La vue Aujourd’hui
Passez de Semaine à Aujourd’hui pour voir qui doit travailler en ce moment. Sur une fenêtre étroite (moins de 640 pixels), l’onglet s’ouvre sur Aujourd’hui. Vous pouvez afficher toutes les files ou une seule.
| Ce qu’elle dit | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Arrivé à 09:02 · à un poste | La personne est connectée et à un poste. |
| Arrivé à 09:02 · avec un visiteur | Elle sert quelqu’un. |
| Arrivé à 09:02 · connecté, pas à un poste | Elle est connectée à turnda, mais n’a pas pris de poste. |
| Pas arrivé · prévu à 09:00 | Son quart a commencé et elle n’est pas encore arrivée. |
| Commence à 13:00 | Son quart n’a pas encore commencé. |
| Terminé à 17:00 | Son quart est terminé. |
| Toujours au poste 2 · quart terminé à 17:10 | Elle est encore à un poste après la fin de son quart. Personne n’est arrêté ni déconnecté pendant qu’il sert un visiteur. |
| Ne se connecte pas | Elle ne s’est jamais connectée, donc elle n’est jamais signalée en retard. |
| Remplace Maya | Elle remplace quelqu’un en congé. |
« Arrivé » signifie connecté à turnda, à un poste, ou avec un visiteur — selon ce qui a été vu en premier. Cela ne tient pas compte des pauses, des formations ou du travail hors de la salle. Les personnes en congé ou en jour de repos aujourd’hui sont listées en bas. Les personnes sans quart, roulement ni congé ne sont pas listées : elles travaillent à chaque ouverture de la file.
Suit le planning
Chaque en-tête de file a un interrupteur Suit le planning. Activé : les visiteurs ne peuvent choisir une personne que lorsqu’elle travaille, et ils voient qui est absent. Désactivé : cette file ignore le planning. Le point d’interrogation à côté explique ce que l’interrupteur signifie pour cette file.
Questions fréquentes
| Question | Réponse |
|---|---|
| Il n’y a personne sur l’onglet Personnel. | Ajoutez d’abord des personnes à cet établissement dans Équipe. L’onglet indique « Aucune personne dans cet établissement pour l’instant » et renvoie vers Équipe. |
| Une file n’a personne. | Une personne apparaît sur une file dès qu’elle y a un poste. Vous le réglez dans Établissements. L’onglet y renvoie. |
| Mon changement affecte-t-il le rapport ? | Modifier un jour qui n’a pas commencé met à jour le plan. Modifier un jour déjà commencé est enregistré comme « Modifié ensuite ». |
À lire aussi : Planning : Roulements · Planning : Congé et remplacement · Contrôles du planning