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Notes de visite
Une visite a une liste continue de notes. Personne n’écrase celles des autres : chacun ajoute une ligne, et chaque ligne indique qui l’a écrite et quand.
Réponse rapide. Sélectionnez un visiteur dans la File et appuyez sur Ajouter une note, ou appuyez sur le petit compteur de notes de sa ligne. La fenêtre Notes affiche tout ce que l’équipe a écrit, le plus récent en premier. Tapez une ligne et appuyez sur Ajouter une note.
Exemple Une visiteuse dit à l’accueil qu’elle est allergique au latex. Priya ajoute « Allergie au latex : utiliser des gants en nitrile. » Une heure plus tard, c’est le poste de Ben qui l’appelle. Avant de commencer, il ouvre Notes et lit la ligne de Priya, avec son nom et l’heure. Il ajoute « Gants changés » en dessous.
Ouvrir la fenêtre Notes
- Sélectionnez le visiteur dans la File.
- Appuyez sur Ajouter une note dans les tuiles d’action, ou appuyez sur le compteur de notes de la ligne du visiteur. La ligne indique le nombre de notes (« 2 notes ») et la plus récente, par exemple : « Allergie au latex ». Le bouton du compteur indique « Voir toutes les notes ou en ajouter une ».
- Tapez dans la case Note et appuyez sur Ajouter une note. La fenêtre reste ouverte : votre note monte en haut de la liste et la case se vide, donc une seconde réflexion devient une ligne de plus. Ctrl ou Cmd + Entrée l’ajoute aussi.
La fenêtre s’intitule Notes pour A9 · Priya et indique : « Privé pour votre équipe : jamais montré au visiteur. Supprimé avec la visite. »
Ce que montre la liste
| Entrée | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Priya · 14:05 | Une note écrite par un membre de l’équipe, avec son nom et l’heure. Les notes du jour n’affichent que l’heure ; les plus anciennes affichent aussi la date, par exemple « 9 oct., 14:05 ». C’est l’heure de l’établissement. |
| Du visiteur · 14:00 | Ce que le visiteur a tapé dans le formulaire d’inscription. S’il l’a tapé en prenant un rendez-vous, il indique « Du visiteur lors de la prise de rendez-vous ». Le personnel ne peut pas la retirer. |
| Note précédente | Une note écrite avant que les noms ne soient conservés. |
| Une note a été retirée par Maya à 14:05 | Quelqu’un a retiré une note. Les mots ont disparu, mais la ligne reste pour que l’historique soit fidèle. |
| Aucune note pour l’instant. | Personne n’a rien écrit. |
Changer d’avis
- Personne ne peut modifier les mots de quelqu’un. Pour corriger quelque chose, ajoutez une nouvelle ligne.
- Vous pouvez Retirer votre propre note. Un responsable de l’établissement de la visite, et le propriétaire, peuvent retirer n’importe quelle note du personnel.
- Retirer demande Retirer cette note ? « Les mots sont supprimés. La liste garde une ligne indiquant qui l’a retirée et quand. » Confirmez pour retirer.
- Les propres mots du visiteur ne peuvent pas être retirés par le personnel.
Où vont les notes
- Les notes appartiennent à la visite, pas à un ticket : elles suivent un visiteur à son étape suivante lors d’une visite à plusieurs étapes, et vers une file vers laquelle vous le transférez.
- Elles sont réservées à l’équipe, jamais affichées sur la page de suivi, le téléviseur de l’accueil ou dans un message.
- Elles sont supprimées avec la visite, comme le reste des informations du visiteur.
- Une note peut compter jusqu’à 2 000 caractères, et une visite peut avoir jusqu’à 200 notes.
- Le texte des notes n’est jamais écrit dans le journal d’activité : seulement le fait qu’une note a été ajoutée ou retirée.
Questions fréquentes
| Question | Réponse |
|---|---|
| Une seconde note remplace-t-elle la première ? | Non. Les notes forment une liste, et chaque note est conservée. |
| Le visiteur peut-il voir les notes ? | Non. Seule l’équipe qui le sert. |
| Qui voit les notes après un transfert ? | La personne qui sert le visiteur ensuite, y compris dans l’autre file. |
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