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Rapports et exportations

Les rapports sont les données exactes, ligne par ligne.

Propriétaire et responsable Où : Rapports 6 min de lecture

Choisissez une tuile de rapport, un établissement et une période, lisez les lignes à l’écran, et téléchargez-les en Excel ou PDF quand vous en avez besoin ailleurs. Il n’y a ni graphiques ni conseils ici — pour cela, ouvrez Analyses.

Les rapports et Analyses comptent différemment sur un rapport, et les deux ont raison. Sur Temps d’attente et de service par file, les chiffres comptent des services, un pour chaque étape terminée. Analyses compte des personnes, chacune une seule fois, quel que soit le nombre d'étapes. Une note sur ce rapport le précise.

Par exemple Dans une clinique où un visiteur voit l'accueil puis un médecin, ce rapport indique 2 et Analyses indique 1 pour la même visite.

Les Analyses donnent le temps d’attente habituel : celui du milieu, de l’inscription au premier appel, heures de fermeture exclues. Un rapport peut calculer son attente autrement ; ne vous attendez donc pas à ce que les deux concordent à la minute près. Voir Analyses.

Les tuiles

Rapports s'ouvre sur un mur de tuiles, regroupées selon la question à laquelle elles répondent. Chaque tuile est un rapport, avec son nom et une phrase sur son utilité. Appuyez sur une tuile pour ouvrir ses lignes ; ‹ Tous les rapports vous ramène au mur. Au bas d'un rapport ouvert, Ouvrir dans Analyses → montre les mêmes chiffres avec des graphiques et des conseils. De petits ⓘ près des noms et des chiffres les expliquent en mots simples ; appuyez dessus sur mobile.

Groupe	Ce qu'il contient
Attente et service	Combien de temps les gens ont attendu · Temps d’attente et de service par file · Temps passé à chaque étape · Temps défini et temps réel de chaque service · Chiffres clés
Visiteurs et réservations	Sans rendez-vous et rendez-vous · Qui est venu · Comment les gens ont rejoint la file, et s’ils ont été prévenus · Rendez-vous · Personnes parties ou en absence (intitulé « n’est pas venu » dans le fichier téléchargé) · Où les gens abandonnent · Personnes qui ont tenté de s’inscrire sans y parvenir · Notes par file, par service et par heure · Comment ils ont noté, selon le temps d’attente · Ce que les gens ont répondu · Ce pour quoi les gens sont venus
Équipe et postes	Services et notes par personne · Heures et travail par personne · Répartition du travail par personne · Prise de relais d’un collègue · Appels répétés · Heures et travail par poste · Performance des postes
Heures chargées et planning	Jours et heures les plus chargés · Visites par jour · Le planning était-il juste · Personnes à un poste, par rapport aux arrivées
Files et établissements	Files côte à côte · Établissements côte à côte · Visites et notes par établissement · Arrêts et pauses · Changements entre files

Les rapports conservent l’historique de vos visites (sans les données personnelles des visiteurs) tant que votre compte est ouvert ; les données personnelles sont effacées à la fin de votre durée de conservation (2 jours par défaut).

Établissement, équipe et période

Trois commandes se trouvent au-dessus des tuiles et restent en place quand vous en ouvrez une : Établissement, Personnel et Plage.

Commande	Comment ça marche
Établissement	Un établissement à la fois. Il s'ouvre sur votre premier établissement. Deux rapports (Établissements côte à côte et Visites et notes par établissement) comparent toujours tous les établissements que vous pouvez voir, et le disent à l'écran.
Plage	7 derniers jours, 30 derniers jours, 90 derniers jours ou Ce mois de facturation ; il s’ouvre sur 30 jours. Un rapport couvre jusqu’à 3 mois à la fois, pour que vous ne puissiez pas extraire par accident un fichier de dix ans ; un choix plus long est grisé, avec la raison à côté. Les dates sont calculées dans le fuseau horaire propre à cet établissement, donc « les 7 derniers jours » désignent les sept derniers jours de l’entreprise, pas les vôtres. Ce mois de facturation utilise les mêmes dates que votre compteur de visites.
Personnel	Limite un rapport à une personne, mais seulement pour Services et notes par personne et Heures et travail par personne. Les autres rapports l'ignorent et le disent à l'écran. « Toute l'équipe » est le choix par défaut.

Tout le choix est dans l’adresse web : un rapport que vous consultez peut être mis en favori ou envoyé à un collègue, et il s’ouvre exactement comme vous l’avez laissé.

Un rapport qui ignore le filtre d'équipe n'est pas cassé : il ne peut tout simplement pas s'appliquer. Les lignes d'un poste ou d'une file ne sont pas une personne, et personne n'est servi lors d'une absence, donc ces chiffres couvrent tout l'établissement. Rien ne manque.

Visites par jour montre les arrivées de chaque jour de la période, pour voir quels jours sont chargés. Il est calculé à partir de votre propre historique d'arrivées, donc même un nouvel établissement montre ce qu'il a.

Lire le tableau

Chaque rapport est mis en forme avant d’arriver à l’écran : les mêmes règles s’appliquent donc, quel que soit celui que vous lisez.

Règle	Motif
Un tiret (—) signifie vraiment inconnu, et non zéro.	Un poste qui n’a jamais été occupé n’a aucune charge à afficher, et afficher 0 % serait mensonger.
Les durées sont en minutes, et l’en-tête de colonne le précise : « Attente médiane (min) ».	Elles restent des nombres simples plutôt que « 38 h », volontairement : ces lignes vont directement dans un tableur, et une colonne de « 38 h » ne peut pas être additionnée.
Oui et Non, jamais « vrai » et « faux ».	—
Les dates et heures sont écrites sous une forme lisible.	Plutôt que sous le format machine.
Les numéros de référence internes sont masqués.	Lorsqu’un numéro existait, une colonne de nom le remplace : vous ne voyez jamais une longue suite de lettres et de chiffres.

Télécharger

Ouvrez une tuile et les deux boutons de téléchargement sont en haut : Excel et PDF. Les deux donnent exactement ce qui est à l’écran — même rapport, même établissement, mêmes dates, même filtre de personnel. Excel est un classeur à votre marque avec une page de couverture et les mêmes lignes sur une feuille Données, pour votre propre tableur ; PDF est la version soignée à archiver ou à envoyer. Chaque nombre est le vrai nombre, et aucun nom ni coordonnée de visiteur ne figure jamais dans un fichier. Le nom du fichier porte l’entreprise, le rapport, l’établissement et les dates.

Les deux sont grisés quand il n’y a aucune ligne, pour que vous ne puissiez pas télécharger un fichier vide par accident.
Si un téléchargement échoue, vous voyez « Impossible de télécharger ce fichier — veuillez réessayer. » et rien n’est enregistré. Si vous appuyez trop souvent, on vous demande de réessayer dans une minute.

Les heures suivent l’horloge de l’établissement Les heures à l’écran et dans le fichier sont toutes deux écrites selon l’horloge propre à l’établissement, donc lire depuis Londres le rapport de votre établissement de Singapour donne la même heure dans les deux.

Quand il n’y a rien à afficher

Quatre écrans différents, et savoir les distinguer évite un message au support.

Ce que vous voyez	Ce que cela signifie
« Aucune donnée pour cette période »	Le rapport a bien fonctionné, et il n’y avait vraiment rien. Élargissez les dates, changez d’établissement, ou retirez le filtre du personnel.
« Un problème est survenu » avec « Nous n’avons pas pu charger ceci. Vérifiez votre connexion et réessayez. »	Le rapport n’a pas pu être chargé ; ce n’est pas un zéro tranquille. Appuyez sur Réessayer. Lire ici un tableau vide vous ferait croire que vous avez passé une semaine terrible.
« Cet établissement n’existe plus »	Vous avez suivi un ancien favori menant à un établissement supprimé depuis. Choisissez un autre établissement et continuez. Ce cas compte : un établissement supprimé avait l’air d’un simple mauvais mois.
« Aucun établissement pour l’instant »	Les rapports portent sur un établissement à la fois : configurez le premier, et ils apparaîtront.

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