Planning : Congé et remplacement
Un congé, c’est simplement les dates pendant lesquelles quelqu’un est absent — pas de types, pas de soldes. Enregistrez-le, choisissez qui remplace, et indiquez à turnda quoi faire des visiteurs qui avaient demandé cette personne.
Qui peut enregistrer un congé
Le propriétaire, et les responsables qui ont Gérer le planning. La planification du personnel doit être activée. (Le point de départ « Enregistrer simplement qui est absent », dans l’onglet Personnel, l’active et vous amène directement ici.) Un congé n’a pas besoin de quarts ni de roulements — une personne sans horaire peut tout de même être marquée absente.
Ajouter un congé
- Appuyez sur Ajouter un congé.
- Sous Qui, appuyez sur + Ajouter une personne ou un groupe. Vous pouvez ajouter plusieurs personnes au même congé. Retirez-en une avec la petite croix.
- Choisissez Du et Jusqu’à (dernier jour d’absence). Le dernier jour ne peut pas être avant le premier : « Le dernier jour d’absence ne peut pas précéder le premier. »
- Pour une reprise tardive ou une fin anticipée, cochez Seulement une partie de la journée et remplissez Absent à partir de et Absent jusqu’à. Laissez une heure vide pour le début ou la fin du quart.
- Choisissez le Remplaçant. Choisissez la personne qui remplace, ou Personne ne remplace. Quand la règle « Toujours demander qui remplace » est activée, la question est marquée obligatoire et le bouton reste grisé tant que vous n’avez pas répondu.
- Lisez ce qui arrive aux visiteurs (ci-dessous), puis appuyez sur Enregistrer le congé.
Le remplaçant reçoit les quarts de la personne absente sur la même file, pour ces jours seulement. Si le remplaçant est absent certains de ces jours, une note le signale et vous pouvez tout de même enregistrer.
Ce qui arrive aux visiteurs
Avant d’enregistrer, la case vérifie qui a demandé la personne absente ces jours-là et affiche « Rendez-vous demandés à Maya ces jours-là : 3. », ainsi que le nombre de visiteurs qui l’attendent en ce moment. Vous choisissez ce qui se passe :
| Choix | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Les transférer à (nom du remplaçant) | Les rendez-vous gardent leurs heures et passent au remplaçant. Si le remplaçant est déjà réservé à cette heure, ce visiteur est orienté vers la première personne disponible. Les personnes en attente passent aussi au remplaçant et gardent leur place. |
| Les transférer à la première personne disponible | Les rendez-vous gardent leurs heures et vont à la personne libre. Cette option est toujours proposée, avec ou sans remplaçant. |
| Les laisser telles quelles | Vous les réglez vous-même. Ils restent sur la page Rendez-vous, marqués « demandé à Maya — en congé ». |
- Un visiteur ayant rendez-vous et ayant donné une adresse e-mail reçoit un seul e-mail au sujet du transfert. Après l’enregistrement, la page vous laisse quelques secondes pour l’annuler : « Un e-mail sera envoyé dans quelques secondes, sauf si vous annulez. »
- Toute personne que turnda ne peut pas joindre par e-mail — pas d’adresse — est listée pour que vous l’appeliez ou lui écriviez, avec son nom et ce qui manque.
- Le premier choix affiché dépend de la règle « Transférer les rendez-vous au remplaçant ». Vous pouvez toujours choisir pour chaque congé.
Notes que la case peut afficher
| Note | Ce que cela signifie |
|---|---|
| La file ne suit pas le planning. | Cette file ignore le planning, donc les visiteurs peuvent toujours choisir la personne absente. La note comporte un interrupteur Suit le planning pour corriger cela. |
| Il ne reste personne. | Personne d’autre ne sert la file ces jours-là, donc les visiteurs peuvent toujours s’inscrire. Choisissez Fermer la file ces jours-là pour la fermer. Elle rouvre quand vous retirez le congé. |
| Le remplaçant est aussi absent. | La personne choisie est absente certains de ces jours. Choisissez quelqu’un d’autre, ou une autre date. |
Si la vérification ne peut pas se faire, la case indique « Nous n’avons pas pu vérifier ce que ce congé touche. Vous pouvez quand même l’enregistrer. »
Après l’enregistrement
La case indique Congé enregistré., sous la forme « Maya absente (les dates) ; Ben remplace. », et affiche Annuler avec un court compte à rebours. Si les Contrôles du planning ont trouvé quelque chose, une liste intitulée Avant de partir — 2 à vérifier vous demande de cocher Je l’ai vu sur chacun avant fait. Voir Contrôles du planning.
Qui est absent
L’onglet Congé liste les congés sous À venir et Passés, regroupés en Cette semaine, Semaine suivante et plus tard. Chaque ligne indique la personne, la file, les dates, les heures éventuelles de demi-journée, et « Remplaçant : Ben » ou « Pas de remplaçant ». Utilisez Rechercher une personne ou le filtre des files pour affiner.
| Bouton | Ce qui se passe |
|---|---|
| Modifier | Ouvre la même case avec le congé déjà rempli. Appuyez sur Enregistrer les modifications. |
| Retirer | Demande Retirer le congé de Maya ? — Maya revient au planning pour ces dates. Les visiteurs et rendez-vous déjà transférés ne sont pas retransférés. Si la file avait été fermée pour ce congé, la case vous indique qu’elle rouvrira. |
- Un congé n’est jamais copié d’une semaine à l’autre : « Un congé n’est jamais copié ni écrasé. »
- Un congé passé corrige le dossier et le rapport. Il ne change pas ce que les visiteurs ont vu ce jour-là.
- Les visiteurs voient qui est absent et quand la personne revient, mais seulement sur les files qui suivent le planning.
Questions fréquentes
| Question | Réponse |
|---|---|
| Y a-t-il un type de congé maladie ou un solde ? | Non. Un congé ne comprend que les dates. Rien ne compte les jours ou les heures dus. |
| J’ai enregistré les mauvaises dates. | Appuyez tout de suite sur Annuler, ou modifiez le congé plus tard. |
| Quelqu’un téléphone pour dire qu’il est malade ce matin. | Ajoutez un congé à partir d’aujourd’hui, avec une demi-journée s’il arrive plus tard. |
L’e-mail quand un rendez-vous est transféré
Quand un congé transfère le rendez-vous d’un visiteur à une autre personne, le visiteur reçoit un e-mail après un court délai d’annulation. Si vous annulez le transfert pendant ce délai, l’e-mail en attente est supprimé, si bien qu’un transfert que vous avez retiré n’est jamais annoncé.
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