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Postes (points de service)
Un posteL’endroit où un membre du personnel sert : un bureau, une chaise ou une pièce. Le personnel se connecte à un poste pour commencer à appeler les gens. Vous l’avez peut-être entendu appeler « station ». est un point de service — un bureau, un fauteuil ou une salle — où un membre du personnel peut se connecter. Chaque étape a au moins un poste, et c’est vous qui le nommez : turnda n’invente jamais de nom à votre place. Quand vous appelez quelqu’un, c’est l’endroit où on lui dit de se rendre — sur l’écran du hall, dans l’annonce vocale et sur son téléphone. Utilisez le nom que vos visiteurs verront sur place, comme Bureau 1, Fauteuil 2 ou Salle 3.
Quand vous créez une file ou une étape, on vous demande le nom du poste avant de pouvoir enregistrer. Se connecter à un poste reste facultatif : seul un poste connecté apparaît comme tenu et associe les services, et l’appel n’attend jamais une connexion. Si une étape a exactement un poste, le personnel non connecté appelle vers ce poste ; avec deux postes ou plus, on lui demande à quel poste il se trouve.
Ce qu’est un poste
Prévoyez un poste par endroit où un visiteur est réellement servi — deux fauteuils font deux postes, un poste de retours fait un poste.
| Question | Réponse |
|---|---|
| Dois-je donner un nom à un poste ? | Oui. Impossible d’enregistrer une nouvelle file ou étape sans au moins un nom de poste, saisi par vous. turnda ne le remplit jamais. Utilisez le nom que vos visiteurs verront sur place, comme Bureau 1, Fauteuil 2 ou Salle 3. |
| Pourquoi le nom est-il nécessaire ? | Quand vous appelez quelqu’un, c’est l’endroit où on lui dit de se rendre — sur l’écran du hall, dans l’annonce vocale et sur son téléphone. Utilisez le nom que vos visiteurs verront sur place, comme Bureau 1, Fauteuil 2 ou Salle 3. |
| J’avais déjà une étape sans poste. Que se passe-t-il ? | Rien n’est ajouté ni nommé à votre place. Vous verrez une tâche à faire dans votre liste de configuration, « Nommez le poste de » cette étape. Tant que vous ne l’avez pas nommé, les arrivées et les appels continuent de fonctionner, et l’écran, l’annonce vocale et le téléphone du visiteur utilisent le nom de l’étape elle-même. |
| Un commerce à poste unique peut-il s’en passer ? | Non — un commerce avec un seul bureau nomme tout de même ce poste unique. La différence concerne le personnel : avec exactement un poste à l’étape, le personnel qui appelle sans se connecter appelle vers ce poste automatiquement. Il y a deux exceptions : on demande quand même à quel poste vous êtes si un collègue est connecté à ce poste unique, ou si vous êtes vous-même connecté à un poste d’une autre file ; et si le poste unique est fermé pour la journée, l’appel nomme l’étape à la place. |
| Où voir qui est à quel poste ? | À côté du nom de la file dans la page File, un résumé d’une ligne indique combien de postes il y a et lesquels sont libres, et la bande de chiffres affiche Postes occupés. Dans la barre du haut, le contrôle Poste ouvre « Votre poste », qui liste les postes et marque chacun « Pris par » quelqu’un. « En salle en ce moment » du Tableau de bord liste qui est à quel poste. Se connecter à un poste est facultatif ; cela montre qui est là et attribue chaque service à cette personne. |
| Ma file est répartie par membre du personnel. Qui nomme les postes ? | C’est vous. Chaque personne de cette file qui n’a pas encore de poste est listée sous Donnez un nom de poste à chaque personne ; saisissez un nom pour chacune (la ligne indique « Poste de » et le nom de la personne) et appuyez sur Ajouter. turnda ne nomme jamais un poste d’après une personne à votre place. |
Ajouter et affecter
- Ouvrez les Réglages de la file de la file, puis sa section Configuration, à la ligne Postes. « où le personnel se connecte pour servir »
- Saisissez le nom du poste (par exemple Bureau 1, Fauteuil 2, Salle 3). Le champ est obligatoire et commence vide. Quand vous appelez quelqu’un, c’est l’endroit où on lui dit de se rendre — sur l’écran du hall, dans l’annonce vocale et sur son téléphone. Utilisez le nom que vos visiteurs verront sur place, comme Bureau 1, Fauteuil 2 ou Salle 3.
- Choisissez un collègue dans Personnel affecté, ou laissez Personne d’affecté. Celui qui est de service se connecte avec son code PIN.
Retirer un poste Désaffecte toute personne qui y était. Vous ne pouvez pas supprimer le dernier poste d’une étape : une étape en a besoin d’au moins un, car c’est l’endroit où l’on dit aux visiteurs de se rendre quand on les appelle. Ajoutez d’abord un autre poste, ou fermez celui-ci pour aujourd’hui.
Ouvrir, fermer et occupé
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Ouvert | Libre et prêt pour que quelqu’un s’y connecte. |
| En service | Quelqu’un a été appelé à ce poste, y est en attente, ou est en cours de visite — l’une de ces trois situations, et pas seulement en cours de visite. |
| Fermé | Retiré de la rotation, sans être supprimé — pratique pour couvrir une pause déjeuner. Utilisez Fermer / Rouvrir. Un poste ne peut pas être fermé tant qu’un visiteur y est appelé, en attente ou en cours de service — terminez d’abord avec ce visiteur ou déplacez-le. Sur une file où les visiteurs choisissent la personne qu’ils veulent, la personne à un poste fermé s’affiche aux visiteurs comme « Absent aujourd’hui » et ne peut pas être choisie (voir plus bas). |
Quelqu’un est absent aujourd’hui ? Si la planification du personnel est désactivée, il n’y a pas de liste de congés — il suffit de Fermer son poste. (Si elle est activée, enregistrez le jour d’absence dans l’onglet Congé du Planning.) Sur une file où les visiteurs choisissent la personne qu’ils veulent, cette personne reste sur la liste, grisée et marquée Absent aujourd’hui, et ne peut pas être choisie ; « Premier disponible » et tous les autres fonctionnent normalement. Appuyez sur Rouvrir et elle peut à nouveau être choisie. Un visiteur qui l’avait déjà choisie garde sa place. Une personne qui a plusieurs postes sur la file est considérée présente tant qu’un de ses postes est ouvert.
Impossible de retirer un poste ? Vous ne pouvez pas retirer un poste affichant En service — ramenez le visiteur, ou terminez avec lui, d’abord.
Le poste a déjà servi des personnes ? turnda refuse de le supprimer, pour protéger cet historique. Fermer à la place — il n’est plus proposé, et l’historique reste.
Des personnes attendent mais personne n’est appelé ? Vérifiez qu’un poste est ouvert et qu’une personne y est connectée — un poste sans personne apparaît comme une alerte « demande votre attention » sur votre tableau de bord.
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