Mettre de côté, absence et remise dans la file

Une vraie file est désordonnée — quelqu’un s’éloigne, quelqu’un n’entend pas son numéro, quelqu’un revient une heure plus tard. Ce sont les tuiles qui gardent la file honnête sans jamais perdre un visiteur.

Deux façons de mettre de côté quelqu’un qui n’est pas prêt, toutes deux depuis les tuiles d’un visiteur appelé :

Un poste virtuel est un lieu nommé où un visiteur attend et qui n’est pas un poste — « En attente des résultats de sang », « En attente de votre accord ». C’est une mise de côté avec un nom que votre visiteur peut lire. Chaque entreprise nomme les siens, et chaque file a sa propre liste.

Dans la File, toutes les personnes mises de côté de cette façon apparaissent sous Postes virtuels, regroupées par nom, avec le temps d’attente de chacune (« En attente » et l’heure). Un groupe sans personne affiche « Personne n’attend ici. » La même liste abrite les deux tuiles — « Appeler à mon poste » ou « Remettre dans la file à sa place ».

Les visiteurs mis de côté peuvent toujours être transférés, ou annulés s’ils sont partis pour de bon.

Quand quelqu’un est appelé et ne vient jamais — il n’apparaît pas — marquez-le Absence et il passe dans l’onglet Absences.

Un rendez-vous qui ne s’est pas enregistré reçoit le délai de grâce absenceCombien de temps un rendez-vous en retard est conservé avant d’être marqué comme absence. de votre file après son heure de créneau (un réglage par file, 10 minutes par défaut), puis est marqué comme absence. Une personne déjà appelée n’est jamais marquée absence par l’horloge : elle reste Appelée jusqu’à ce que vous appuyiez sur Absence ou Terminer — le détail se trouve dans Absences et délai de grâce.

• Quand un tableau le comprend, la bande est intitulée « Absences » et n’affiche que des numéros, jamais des noms.
• Tant que vous n’en avez pas ajouté un sur Tableaux, continuez d’annoncer vous-même à voix haute les noms des absents — la salle n’est pas prévenue à votre place.

Sélectionnez n’importe qui en Absence (ou même Servis récemment) et le panneau propose deux façons de revenir. Remettre à sa place d’origine est disponible pendant les premières minutes (cinq minutes) et le place là où il est arrivé. Remettre dans la file est toujours disponible, et l’endroit où il atterrit est un réglage de la file (Réglages de la file → Contrôles du personnel) :

• Les personnes qui attendent depuis plus longtemps seront toujours appelées après elles. Dites oui avec Remettre dans la file, ou Laisser tel quel.

• S’il a toujours besoin de la place de son rendez-vous, utilisez sa fiche de rendez-vous sur la page Rendez-vous au lieu de remettre la visite dans la file depuis ici.

Un visiteur engagé dans un parcoursLe trajet complet d’une visite qui passe par plusieurs étapes dans l’ordre (par exemple l’accueil, puis la consultation, puis la pharmacie). Chaque étape est sa propre file. est différent — sa tuile est Réenregistrer l’arrivée, qui le remet à son étape en cours à son ordre d’arrivée d’origine.

Un parcours ne peut pas simplement être « remis dans la file » depuis le début, et une fois qu’une visite en plusieurs étapes s’est correctement terminée, elle ne peut plus du tout être rouverte. Tout est expliqué dans Gérer une visite en plusieurs étapes.

(Celui-ci est au départ un visiteur sans rendez-vous, il n’y a donc aucun rendez-vous à perdre — voir l’encadré ci-dessus pour un visiteur ayant réservé.)

Une mise de côté est censée durer quelques minutes. Si l’une est oubliée, turnda la clôture après un délai fixé — quatre heures sauf si vous le modifiez et la visite se termine toute seule — sinon une mise de côté que personne ne se rappelle resterait dans votre file pour toujours, en faisant grimper discrètement votre attente moyenne.

• L’habitude qui vous protège est la liste Mis de côté elle-même — jetez-y un œil avant de fermer, car quiconque y est encore a attendu depuis le moment où vous l’y avez mis.

Un visiteur appelé que personne ne règle — le membre du personnel s’est retrouvé occupé, le visiteur s’est évaporé — resterait sinon dans « En cours de service » pour toujours.

• La minuteur compte à partir du dernier appel — un Rappeler la relance.
• Si un membre du personnel agit d’abord sur le visiteur, la minuteur s’efface discrètement.

Quand la file rouvre (ou que vous appuyez sur Reprendre les inscriptions), les visiteurs mis en attente parce que la file était fermée reviennent dans la file d’attente dans leur ordre d’origine — mais seulement jusqu’à la limite de la file et seulement pendant qu’elle est ouverte. Ceux qui ne rentrent pas continuent d’attendre et sont prévenus poliment. Un bouton séparé Laisser tout le monde entrer quand même fait entrer le reste au-delà de la limite ou pendant que la file est fermée ; il demande d’abord confirmation, avec les chiffres exacts.

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